Het is een oude wet: verstoringen gaan voor. Of je nu wilt of niet. Dat is bij vergaderingen niet anders. En vergaderingen kennen nogal wat verstoringen. Sta daar eens bij stil. Het scheelt je daarna een hoop tijd. En ergernis. Het gevolg, door op een juiste manier om te gaan met verstoringen kunnen jullie efficiënter vergaderen.
In dit artikel:
Denk aan laatkomers, koffie- en theepauzes, mensen die even weglopen, en telefoons, tablets of laptops die afleiden. Vaak gebeuren ze onbewust, maar samen kosten ze veel tijd en aandacht.
Hoeveel vergaderingen beginnen er eigenlijk op de afgesproken tijd? Of hoeveel vergaderingen worden verstoord door laatkomers? We verbazen ons er soms over. Niet alleen dat het gebeurt, meer nog dat we het blijkbaar maar accepteren. Normaal vinden. Of durven we er niets meer van te zeggen? En: wie moet daar dan iets van zeggen? Toch niet alleen de leidinggevende? We zijn er toch allemaal verantwoordelijk voor dat we onze tijd nuttig besteden?
Als je er eens op gaat letten hebben vergaderingen nog wel eens last van verstoringen. Koffie en thee bijvoorbeeld. Ook zo’n boosdoener. Want, zeg nou zelf, dat zijn toch primaire levensbehoeften? Maar dat neemt toch niet weg dat overleggen later moeten beginnen, zodat iedereen zijn bakkie troost nog kan halen? Of dat je zomaar weg kunt lopen voor een refill? De koffiekan die tijdens het overleg plotsklaps spontaan rondgaat is ook al zo’n stoorzender. Zeker als daarna ook de suiker en melk nog over de tafel vliegen. En na veel koffie of thee is er vast wel iemand die vervolgens dringend naar het toilet moet. Soms is dat het eerste schaap dat over de dam is. En ontstaat er meer beweging. En afleiding.
Dan hebben we het nog niet eens over mobiele telefoons, tablets, laptops etc. Soms natuurlijk nodig tijdens de vergadering. Vaak echter een vluchtmogelijkheid.
Meestal niet. De meeste verstoringen gebeuren uit gewoonte, zonder dat iemand het doorheeft. Juist daarom helpt het om ze samen expliciet te benoemen.
Veel van deze verstoringen gebeuren gewoon. Mensen zijn er zich vaak niet of nauwelijks van bewust. Want zo gaat het hier. Maar het leidt wel af en maakt een teamoverleg minder effectief. Daardoor is er minder tijd voor de echt belangrijke zaken. En dat is jammer.
Hoe gaat dat bij jou in je team? Wat zijn jullie gewoontes? Praat er eens over met elkaar. Zet het eens op de agenda. Kijk vervolgens naar de zaken waar je echt wat mee moet. Maak de spelregels van jullie teamoverleg eens expliciet, zodat je dingen kunt veranderen en verbeteren.
Veel teams denken dat hun manier van vergaderen ‘nu eenmaal zo gaat’. Maar juist die vanzelfsprekendheden bepalen vaak hoeveel energie een overleg kost of oplevert. Wie komt standaard te laat? Wie voert altijd het hoogste woord? Welke onderwerpen komen steeds terug zonder dat er iets verandert? En wie voelt zich eigenlijk verantwoordelijk voor het succes van het overleg?
Wil je ook helder krijgen wie waarover beslist? Lees dan ook of je eigenlijk wel mag meebeslissen in het teamoverleg.
Het begint met bewustwording. Veel verstoringen en ineffectieve gewoontes zijn zo normaal geworden dat niemand ze nog ziet. Pas wanneer je ze samen benoemt, ontstaat er ruimte om dingen anders te doen. Kijk daarom niet alleen naar de inhoud van het overleg, maar ook naar het proces. Hoe nemen jullie besluiten? Hoe gaan jullie om met afleiding? Is er voldoende betrokkenheid? Komen de juiste onderwerpen op tafel? En levert het overleg daadwerkelijk iets op?
Teams die dit soort patronen zichtbaar maken, ontdekken vaak dat kleine aanpassingen een groot verschil kunnen maken. Meer focus, meer eigenaarschap, betere besluiten en vooral meer energie tijdens het overleg. Het teamoverleg wordt dan niet langer een verplicht nummer, maar een moment waarop het team samen vooruitgang boekt.
Herken je deze verstoringen in jullie vergaderingen? Dan ben je niet de enige. In veel teams kosten onduidelijke afspraken, terugkerende patronen en afleiding ongemerkt veel tijd en energie.
Tijdens de teamtraining Team Meetings™ onderzoeken jullie samen welke gewoontes jullie overleggen versterken en welke ze juist verzwakken. Jullie brengen energievreters in kaart, maken duidelijke spelregels en ontwikkelen een nieuwe aanpak voor effectiever vergaderen. Zo ontstaat een teamoverleg waarin mensen actief deelnemen, verantwoordelijkheid nemen en samen sneller tot resultaat komen.
Benieuwd hoe jullie vergaderingen meer energie, betrokkenheid en resultaat kunnen opleveren?
Adrienne Kleinschmidt
06-83106131
Stuur een e-mail
