– afkomstig uit het boek ‘Zelfsturing vraagt leidinggeven‘, tip 8 –
In dit artikel:
In een teamoverleg kun je medewerkers laten mee-weten (informeren), mee-denken (ideeën meenemen in het besluit) of mee-beslissen (samen de knoop doorhakken). Maak vooraf duidelijk welke vorm van toepassing is, anders haken mensen af.
Een goed teamoverleg kan bijdragen aan de betrokkenheid van professionals. Men voelt zich verantwoordelijk voor de prestaties en het wel en wee in het team. Maar pas op: misbruik van de inbreng in een teamoverleg wordt bestraft. Als de suggestie gewekt wordt dat mensen mogen meedenken of meebeslissen, maar feitelijk wordt er niets mee gedaan, haken ze snel af. Mensen laten zich namelijk niet graag misbruiken. Ook niet tijdens een teamoverleg. Ze hebben wel wat beters te doen.
Soms wel, soms niet. Als een besluit elders al genomen is, wees daar dan eerlijk over: het gaat dan om mee-weten. Wek geen suggestie van inspraak als de uitkomst toch al vastligt.
Het lijkt zo duidelijk: het teamoverleg is er om een aantal zaken met elkaar te bespreken. Maar wat doet de inbreng van de medewerkers er eigenlijk toe? Als het zo is dat een bepaald onderwerp elders al besloten is en de inbreng of mening van het team niet tot veranderingen zal leiden, dan kun je hier maar beter eerlijk en duidelijk over zijn. Het is dan voor de aanwezigen dus slechts een kwestie van mee-weten. Hetgeen wil niet zeggen dat ze daar niet op kunnen reageren met hun mening. Maar dat is dan meer om stoom af te laten blazen, aanvullende informatie te kunnen geven, begrip te tonen, etc. Niet om de suggestie te wekken dat dingen daardoor beïnvloed worden.
Toch gaat hier veel tijd aan verloren tijdens het teamoverleg. Professionals die een podium willen om hun mening over directiebesluiten, regeringsbeleid of maatschappelijke ontwikkelingen te ventileren. Verandert er daardoor iets? Nee toch? Behalve een toenemend gevoel van onbehagen en machteloosheid.
Geef ruimte aan onderwerpen die het team echt kan beïnvloeden en neem die inbreng aantoonbaar mee in de besluitvorming. Maak bij mee-beslissen vooraf duidelijk hoe de knoop wordt doorgehakt.
Zoek liever de ruimte tijdens het teamoverleg waar het team wel over kan mee-denken. Dan heb je het over dingen die te beïnvloeden zijn. Je moet die inbreng wel op de een of andere manier meenemen in het besluitvormingsproces.
Wil je je overleggen ook korter en scherper maken? Bekijk onze tips om efficiënter te vergaderen.
Nog meer participatie bereik je als men kan mee-beslissen. Maak in dat geval duidelijk hoe er een knoop wordt doorgehakt. Bij delegatie: het team mag het helemaal zelf beslissen? Of consensus: iedereen voor? Consent: niemand tegen? Bij meerderheid? Heeft de leidinggevende een zwaardere stem in het kapittel? Vetorecht?
In veel teams wordt er onbewust gestuurd op consensus. Iedereen moet er ‘ja’ tegen zeggen. Een zo breed mogelijk draagvlak. Dat maakt soms dat zaken heel lang bediscussieerd of doorgeschoven worden.
Wil je echter slagvaardig blijven tijdens het teamoverleg? Maak dan duidelijk hoe je een knoop gaat doorhakken. Bijvoorbeeld: “Ik neem als leidinggevende de geluiden uit het team mee en zal op basis daarvan een gewogen besluit nemen.” Professionals snappen ook wel dat je door moet en je je niet kunt laten gijzelen door een kleine minderheid die een afwijkend standpunt heeft. Tenzij het om zeer gewichtige zaken gaat. Dan kun je een minderheid niet negeren.
Loopt jullie overleg toch vaak vast? Lees hoe je voorkomt dat je vastloopt tijdens een werkoverleg.
Covey spreekt in dit kader over de cirkel van betrokkenheid en de cirkel van invloed. De lessen die we daar met betrekking tot effectief teamoverleg uit kunnen trekken zijn:
Oftewel: besteden we tijd tijdens een teamoverleg aan de onderwerpen in de vorm van mee-weten, mee-denken of mee-beslissen? En klopt dat met de realiteit?
In veel teamoverleggen gaat ongemerkt veel tijd verloren aan onderwerpen waar het team weinig of geen invloed op heeft. Denk aan besluiten die al genomen zijn door de directie, veranderingen in wet- en regelgeving of ontwikkelingen waar het team zich wel zorgen over maakt, maar niets aan kan veranderen. Begrijpelijk, want deze onderwerpen raken vaak het dagelijkse werk. Toch levert uitgebreid discussiëren hierover zelden iets op.
Veel interessanter wordt het wanneer een team zich richt op de onderwerpen waar het daadwerkelijk invloed op heeft. Hoe werken we samen? Hoe organiseren we ons overleg? Hoe verdelen we verantwoordelijkheden? Hoe zorgen we ervoor dat besluiten worden opgevolgd? Juist daar kan een team het verschil maken. Dat vraagt wel om helderheid. Zijn we elkaar aan het informeren? Denken we mee over een besluit? Of beslissen we daadwerkelijk samen? Hoe duidelijker dit onderscheid wordt gemaakt, hoe groter de betrokkenheid én de effectiviteit van het teamoverleg.
In de praktijk zien we dat veel teams hier onbewust tijd laten liggen. Teamleden weten niet altijd wat er van hen verwacht wordt, waardoor discussies langer duren dan nodig is of besluiten onvoldoende draagvlak krijgen.
Wil je als team bewuster omgaan met mee-weten, mee-denken en mee-beslissen? En zijn jullie benieuwd hoe je teamoverleggen energieker, effectiever en meer resultaatgericht kunt maken? Tijdens de teamtraining Team Meetings™ ontwikkelen jullie samen een nieuwe aanpak voor jullie teamoverleggen. Jullie onderzoeken waar tijd verloren gaat, welke vergaderpatronen niet meer werken en hoe je meer eigenaarschap en betrokkenheid creëert binnen het team.
Bekijk de teamtraining Team Meetings™
Adrienne Kleinschmidt
06-83106131
Stuur een e-mail
