Efficiënt vergaderen: 3 tips om vertraging te voorkomen

Een veelgehoorde klacht is dat vergaderingen lang duren en te weinig opleveren. Wij houden er in Nederland natuurlijk van dat iedereen zijn mening mag geven. Zijn zegje kan doen. Helaas is dit is niet altijd efficiënt. Door af en toe te versnellen tijdens een vergadering, voorkom je vertragingen. Met de juiste vaart bereik je meer resultaten en blijft iedereen aangehaakt. Bekijk hieronder onze 3 tips voor efficiënt vergaderen.

Tip 1 efficiënt vergaderen: Nagedacht? Dan mag je praten

In veel vergaderingen wordt er begonnen met het bespreken van het verslag van de vorige keer. Dan gaat het eigenlijk al gelijk mis. Je loopt zo het risico dat je de vorige vergadering weer over aan het doen bent.

Houd het tempo hoog als je een verslag bespreekt. Dus alleen diegenen die hun spullen gelezen hebben en die van tevoren hebben nagedacht krijgen de kans om iets in te brengen. Als je dit niet doet gaan mensen alles weer lezen en denken: “O, ja, daar wil ik nog wel wat over kwijt”. Zo verlies je kostbare tijd. Dus in hoog tempo: “Wie heeft er nog vragen of opmerkingen over blz 1, … blz 2, … blz 3, … enzovoorts.”

Tip 2 efficiënt vergaderen: Alleen het nodige mededelen

Nog zo’n bron van vertraging zijn de mededelingen. Kijk kritisch naar wat je echt in een vergadering moet mededelen. Want schriftelijk/per mail gaat veel sneller. Dat vraagt wel iets meer tijd van degene die het moet opstellen, maar scheelt heel veel kostbare overlegtijd van de hele groep. Als mensen lang moeten luisteren, zijn ze weinig actief en kakken ze in. Tenslotte blijft van wat je hoort ook nog eens minder hangen dan van wat je leest.

Tip 3 efficiënt vergaderen: De rondvraag

Dan de rondvraag. Ook een vertrager. Door een ‘rondje’ te maken loop je het risico dat mensen dingen ter plekke gaan bedenken, want je hebt van die mensen die nu eenmaal graag iets willen zeggen of vragen. Dat is lang niet altijd relevant voor de hele groep.

Tip: stel de vraag: “Wie heeft er iets voor de rondvraag?” Degenen die zich dan melden krijgen daarna de beurt.

Soms worden er in een rondvraag best grote issues aangesneden. Daar kun je dan met zijn allen direct opduiken. Vaak is dit niet efficiënt. Kap het op enig moment af met het verzoek om het de volgende keer op basis van een onderliggend stuk, uitgewerkt voorstel of nadere probleemanalyse terug te laten komen op het overleg.

Meer handige tips

Klinkt allemaal best zakelijk, nietwaar? Maar juist op bovengenoemde onderdelen lekt vaak veel tijd weg. Als je hier de vertraging voorkomt, houd je veel tijd over om andere, belangrijke onderwerpen uitgebreider aan bod te laten komen. Efficiënt vergaderen wordt zo een stuk makkelijker!

Nog een paar tips om efficiënt te vergaderen:

1. Begin ook echt op de afgesproken tijd, de volgende keer komen mensen wel op tijd.
2. Zorg dat koffie/thee klaar staan, anders gaan verstoringen voor.
3. Staat alles van tevoren klaar? Voldoende stoelen, beamer et cetera?
4. Kap steeds terugkerende discussies af en benoem wat er gebeurt.

Hulp nodig bij jullie vergadering?

Denk je dat jullie vergadering nog net een tikkie sneller en efficiënter kan? Bekijk onze 1-daagse training ‘Team Meetings’. Tijdens deze training krijgen jullie een compleet nieuwe aanpak voor een effectieve vergadering. Daarnaast krijgen jullie een persoonlijk vergaderplan met tips op maat. Alles onder begeleiding van een van onze experts.

Bekijk de training ‘Team Meetings’