Meer continuïteit tijdens een teamoverleg? 3 tips!

We leven in een turbulente tijd. Veranderingen gaan in een hoog tempo. Teams hebben hier continu mee te maken. Voor je het weet word je geleefd door je omgeving en waai je met elke wind mee. Dat zie je dan ook weer terug in het teamoverleg. Er komen steeds weer nieuwe dingen aan bod en er is geen continuïteit tijdens een teamoverleg. Hap-snap. Dit met het gevolg: weinig resultaat. Want eigenlijk maken we allemaal zo weinig dingen af.

Wie of wat bepaalt eigenlijk de onderwerpen die op het teamoverleg aan bod komen? Voor je het weet is het gevuld met reactieve topics. Of, om in termen van de Eisenhower-matrix te spreken, alleen nog urgente zaken. Al dan niet belangrijk. Maar de belangrijke, niet-urgente zaken komen daardoor niet aan bod. Deze zaken raken ondergesneeuwd en komen uiteindelijk helemaal onder op de stapel. Ze raken uit het zicht. Dat is niet goed voor de resultaten die het team moet halen of voor de teamcohesie.

Waarom continuïteit tijdens een teamoverleg belangrijk is

Teamoverleggen zijn bedoeld om samen richting te geven, besluiten te nemen en samenwerking te versterken. Maar wat als het overleg van de ene ad-hocbespreking naar de andere schiet? Wanneer het vooral gevuld is met urgente zaken, ontstaat er nauwelijks ruimte voor onderwerpen die juist op de lange termijn waarde toevoegen. Denk aan teamontwikkeling, evaluaties, reflectie op samenwerking of het vertalen van strategische doelen naar dagelijks werk. Dit zijn onderwerpen die bijdragen aan duurzame teamprestaties en betere onderlinge samenwerking. Door continuïteit aan te brengen in het overleg, versterk je de inhoud, de structuur én de impact van je overlegmomenten.

3 tips voor meer continuïteit tijdens een teamoverleg

Tip 1: maak een jaarplanning

Om te zorgen voor meer continuïteit tijdens een teamoverleg begin je bij het begin: de jaarplanning. Markeer hierbij belangrijke onderwerpen. Bijvoorbeeld het bepalen/bespreken van de teamdoelen van het nieuwe jaar en de terugblik daarop. Of hoe vertalen we de kernwaarden van onze organisatie naar ons werk? Hoe goed werken we -nog- samen? Wat zien we bij onze klanten?

Andere zaken waarvan je weet dat die op een bepaald moment in het jaar spelen, plan je ook al vast in. Denk hierbij aan de jaarlijkse kwaliteitstoets, medewerkerstevredenheidsonderzoek, het opstellen van het vakantierooster, het bespreken van kwartaalcijfers.

Tip 2: laat het beleid regelmatig terugkomen

Een andere manier voor meer continuïteit tijdens een teamoverleg is om de speerpunten van beleid met regelmaat terug te laten keren. Dus niet één keer in het begin van het jaar roepen, maar steeds weer onder de aandacht brengen. Bij ieder teamoverleg, de maandelijkse update en zelfs de dagstarts. En uiteraard de professionals erbij betrekken, nodig hen uit dit in te brengen.

Tip 3: verslaglegging

De verslaglegging kan ook helpen. Maar dan niet zozeer een verslag van alles wat er gezegd is, maar noteer wat er afgesproken is en wie wat gaat doen, wanneer ze dat gaan doen en hoe koppelen ze dit allemaal terug. Verder niet.

Soms is het verslag ook bestemd voor andere belanghebbenden die niet bij het overleg aanwezig waren. Dat stelt natuurlijk andere eisen aan een verslag, maar daar gaat het hier niet om. Werk dus met een -online- actie/afsprakenlijst. Deze neem je ieder overleg even door. Daarnaast, als er veel tijd tussen de overleggen zit, een update/reminder per mail. Dan is de kans veel groter dat er echt meters worden gemaakt.

Benieuwd hoe ik zelf vastzat in een teamoverleg? En ook hoe wij daar weer uitkwamen? Je leest het in onze blog: “Vast (geroest) tijdens een werkoverleg: 4 tips om er weer uit te komen“.

Bonustip: wanneer ben je succesvol?

Misschien nog wel het belangrijkste: weet je team wanneer ze succesvol zijn? Is er een teamplan met concrete doelstellingen aanwezig? Wanneer kan de vlag in top? Het gebak op tafel? Als iedereen daarvan doordrongen is, mag je aannemen dat het teamoverleg dusdanig ingericht is, dat het daaraan bijdraagt. Dat men dus weet wat de te varen koers is.

En schroom dan niet om van tijd tot tijd ook successen te vieren met het team, als je koersvastheid heeft geleid tot de gewenste en beoogde resultaten. Want samen vieren hoort er ook bij!

Laat jullie teamoverleg weer werken

Worden jullie teamoverleggen als ongestructureerd ervaren? Wisselen de onderwerpen voortdurend en is er weinig voortgang tussen de bijeenkomsten? Tijdens de 1-daagse teamtraining Team Meetings gaan jullie aan de slag om de continuïteit tijdens een teamoverleg te versterken. Geen urenlange zit, maar actief leren door te doen. Uit je stoel, in beweging. Onze procescoach begeleidt het team met energieke werkvormen die zorgen voor interactie, scherpte en eigenaarschap.

Samen brengen jullie de situatie in kaart:

• Welke energievreters zitten jullie overleg in de weg?
• Hoe zorg je ervoor dat iedereen mee-wéét, mee-dénkt en mee-beslíst?
• Welke rollen zijn er tijdens een overleg en is de samenstelling nog logisch?

Onze procescoach helpt het team om spelregels te formuleren, om afspraken helder te maken én te borgen. Jullie ontwikkelen samen een overlegvorm die werkt voor jullie praktijk. Gericht op het vasthouden van lijn, eigenaarschap en samenwerking. Zo wordt het teamoverleg weer een krachtig moment waarop echt stappen worden gezet.

Bekijk de teamtraining

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen