De 3 eigenschappen van een goede voorzitter

Wat doet een voorzitter tijdens een overleg? En wat zijn de belangrijkste taken van een voorzitter? Wie denkt dat deze rol zich beperkt tot het volgen van een agenda en het bijhouden van de tijd, ziet een belangrijk aspect over het hoofd. De voorzitter – of gespreksleider – vervult een bepalende rol in de kwaliteit en effectiviteit van het teamoverleg. Het is de voorzitter die voorkomt dat vergaderingen verzanden in herhaling, frustratie of besluiteloosheid. Een goede voorzitter houdt deelnemers bij het onderwerp, bewaakt de structuur, stimuleert interactie en stuurt – vaak onzichtbaar – op de onderstroom.

In deze blog lees je welke eigenschappen een goede voorzitter kenmerken, hoe je deze competenties ontwikkelt en waarom ze van grote waarde zijn voor het functioneren van een team. Ook lichten we toe hoe de teamtraining Team Meetings van Het Teamlab bijdraagt aan het versterken van deze vaardigheden.

Wat doet een voorzitter in een overleg?

De taken van een voorzitter zijn veelzijdiger dan vaak wordt gedacht. De voorzitter is niet alleen verantwoordelijk voor de structuur van het overleg, maar ook voor het groepsproces. De invloed die een voorzitter heeft op de samenwerking, betrokkenheid en besluitvorming in een team is aanzienlijk.

De belangrijkste taken van een voorzitter zijn:

• Het herkennen van patronen en terugkerende dynamieken
• Het creëren van ruimte voor verschillende perspectieven
• Het benoemen van wat niet uitgesproken wordt
• Het stimuleren van eigenaarschap en constructieve houding

Een voorzitter die dit kan, maakt het verschil. Voor het team, en uiteindelijk ook voor de organisatie.

Eigenschap goede voorzitter #1: herken de vaste patronen

Als teams al een tijdje bijeen zijn, kennen hun overleggen vaste patronen. Dan bedoelen we niet zozeer een vaste volgorde van onderwerpen, maar meer de processen die tussen mensen spelen of de manier waarop over zaken gesproken wordt.

Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Praten we over problemen of over oplossingen?
• Wie brengt de problemen in en van wie wordt de oplossing verwacht?
• Zijn vragen ook echte vragen of zijn het verkapte uitingen van het ergens niet mee eens zijn? Of van zorg?
• Schakelen we mensen in of uit?
• Proberen we te overtuigen of te begrijpen?
• Wie is de ‘gezamenlijke’ vijand, die overal de schuld van krijgt (directie, overheid, backoffice, inspectie, klant, economie etc.)?

Dit soort patronen in teamoverleg zijn niet alleen tamelijk hardnekkig. Vaak is – vrijwel – niemand zich ervan bewust is, terwijl het wel degelijk een ongewenst effect heeft. Een goede voorzitter herkent dit soort patronen en doen hier vervolgens iets mee. Deze voorzitters sturen die processen, om te beginnen door ze te benoemen zodat iedereen het gaat zien.

Eigenschap goede voorzitter #2: zorg dat mensen zich gehoord voelen

Stel je voor dat in een teamoverleg een bepaald probleem besproken wordt. Logisch dat de teamleden hun visie op het probleem geven. Met enige regelmaat hoor je in die fase vooral wat er niet deugt, wat niet kan, wie er schuldig is.

Als voorzitter probeer je die meningen en zorgen goed samen te vatten, zodat mensen zich gehoord voelen. Op een gegeven moment vraag je naar oplossingen en ideeën. Tien tegen één dat er heel snel weer mensen zijn die die oplossingen bekritiseren en aldus weer op het spoor van problemen, zorgen en onmogelijkheden zitten.

Dat moet je als een goede voorzitter herkennen en ook op bijsturen. Maar dieper speelt de vraag: Wie voelt zich echt verantwoordelijk om dingen te verbeteren? Blijf je vanaf de kant klagen of zet je je schouders onder de verbetering? Als je in staat bent dit soort processen te benoemen, op een –vanzelfsprekend- respectvolle manier, help je een team pas echt.

Eigenschap goede voorzitter #3: herken de zorg/behoefte

In elk overleg worden vragen gesteld. Maar achter veel vragen zit een onderliggende behoefte, frustratie of onuitgesproken boodschap.

Bijvoorbeeld:

• “Waarom hebben we hier niets over gehoord?” betekent vaak: “Ik voel me niet meegenomen in dit besluit.”
• “Is dit wel een goed idee?” kan voortkomen uit onzekerheid, of gebrek aan vertrouwen in de voorgestelde aanpak.
• “Wie gaat dit dan doen?” duidt mogelijk op een zorg over werkdruk of taakverdeling.

Als voorzitter is het van grote waarde om deze onderlaag te herkennen. In plaats van direct inhoudelijk antwoord te geven, ga je eerst op zoek naar wat er écht speelt. Door dit te benoemen, voorkom je misverstanden, frustratie en tijdverlies. En het versterkt de professionele dialoog in het team. Dus herken de vraag/zorg/behoefte achter de vraag. En trek die boven water.

Tenslotte: een goede voorzitter die zo sturing geeft aan het teamoverleg heeft grote kans dat de deelnemers daar ook verantwoordelijkheid in nemen. Goed voorbeeld doet volgen. En dat geeft een stevige impuls voor een veel beter teamoverleg. Leuk voor de voorzitter. Nog veel leuker voor de deelnemers. En belangrijk op weg naar meer zelfsturing!

Waarom goede voorzitters onmisbaar zijn in een effectief team

De impact van een goede voorzitter reikt verder dan het overleg zelf. Het voorzitterschap beïnvloedt hoe het team samenwerkt, leert, beslissingen neemt en verantwoordelijkheid draagt. Het is een vorm van verbindend leiderschap, waarin de voorzitter een voorbeeldfunctie vervult.

Voorzitters die vaardig zijn in het herkennen van patronen, luisteren met aandacht, en sturen op de onderstroom, dragen direct bij aan de ontwikkeling van hun team. En dat is precies waar wij bij Het Teamlab op inzetten: het versterken van teams door het trainen van dit soort vaardigheden in praktijkgerichte sessies.

Hoe de teamtraining Team Meetings hierbij helpt

De eigenschappen van een goede voorzitter zijn te trainen. Veel mensen denken dat je een geboren gespreksleider moet zijn, maar dat is niet het geval. Het is een vak, en net als ieder vak kun je het leren. Onze teamtraining Team Meetings is speciaal ontwikkeld voor teams die hun overlegvaardigheden willen verbeteren. Tijdens deze energieke, actieve training werken we met het hele team aan:

• Het versterken van voorzitterschap (ook bij wisselend voorzitterschap)
• Het herkennen en doorbreken van ineffectieve overlegpatronen
• Het stimuleren van eigenaarschap bij alle deelnemers
• Het ontwikkelen van vaardigheden om constructieve gesprekken te voeren
• Het vergroten van betrokkenheid en resultaatgerichtheid

We werken altijd op basis van de 10 pijlers van een ijzersterk team, zoals professionele dialoog, gezamenlijke visie en professionals met eigenaarschap. Juist binnen overleggen komen al deze pijlers samen. Daarom is investeren in overlegvaardigheden een directe investering in teamontwikkeling.

Wisselend voorzitterschap: samen leren voorzitten

In steeds meer organisaties wordt geëxperimenteerd met wisselend voorzitterschap. Dat is niet altijd comfortabel, vooral niet voor mensen die van nature de leiding niet snel nemen. Toch blijkt uit ervaring dat dit de betrokkenheid en het eigenaarschap in een team aanzienlijk vergroot.

Door regelmatig van rol te wisselen, leert iedereen wat erbij komt kijken om een overleg effectief te leiden. En dat zorgt voor meer begrip, betere samenwerking en een gelijkmatiger verdeelde verantwoordelijkheid.

Een goede voorzitter die leiderschap toont, versterkt het hele team

Wil jij zelf groeien in de rol van voorzitter? Of wil je dat jouw team sterker wordt in het voeren van goede overleggen? Dan is dit het moment om in actie te komen. De eigenschappen van een goede voorzitter – patronen herkennen, luisteren met aandacht, sturen op de onderstroom – zijn vaardigheden die direct bijdragen aan betere teamresultaten.

Wij begeleiden teams om deze vaardigheden te ontwikkelen en toe te passen. Met bewezen effectieve teamtrainingen zorgen we dat overleg geen verplicht nummer meer is, maar een krachtig instrument voor samenwerking en vooruitgang.

Neem contact met ons op en ontdek wat de teamtraining Team Meetings voor jullie team kan betekenen.

Neem contact op

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen