Efficiënt vergaderen: 3 tips om vertraging te voorkomen

Een veelgehoorde klacht is dat vergaderingen lang duren en te weinig opleveren. Wij houden er in Nederland natuurlijk van dat iedereen zijn mening mag geven. Zijn zegje kan doen. Helaas is dit is niet altijd efficiënt. Door af en toe te versnellen tijdens een vergadering, voorkom je vertragingen. Met de juiste vaart bereik je meer resultaten en blijft iedereen aangehaakt. Bekijk hieronder onze 3 tips voor efficiënt vergaderen en leer hoe je met de juiste aanpak de vaart in je vergaderingen houdt.

Waarom efficiënt vergaderen belangrijk is

In veel bedrijven slokken vergaderingen kostbare uren op die beter aan andere taken besteed kunnen worden. Een ineffectieve vergadering leidt niet alleen tot tijdverlies, maar ook tot frustratie bij de teamleden. Efficiënt vergaderen zorgt ervoor dat de agenda wordt afgewerkt, beslissingen worden genomen en iedereen actief betrokken blijft.

Bovendien helpt een goede vergadering om de samenwerking in het team te versterken. Tijdens onze 1-daagse training ‘Team Meetings’ leren teams hoe ze vergaderingen doelgerichter en productiever kunnen maken. Dit resulteert in een prettiger werkklimaat én betere resultaten voor het hele team.

Tip 1 efficiënt vergaderen: Nagedacht? Dan mag je praten

In veel vergaderingen wordt er begonnen met het bespreken van het verslag van de vorige keer. Dan gaat het eigenlijk al gelijk mis. Je loopt zo het risico dat je de vorige vergadering weer over aan het doen bent.

Houd het tempo hoog als je een verslag bespreekt. Dus alleen diegenen die hun spullen gelezen hebben en die van tevoren hebben nagedacht krijgen de kans om iets in te brengen. Als je dit niet doet gaan mensen alles weer lezen en denken: “O, ja, daar wil ik nog wel wat over kwijt”. Zo verlies je kostbare tijd. Dus in hoog tempo: “Wie heeft er nog vragen of opmerkingen over blz 1, … blz 2, … blz 3, … enzovoorts.”

Tip 2 efficiënt vergaderen: Alleen het nodige mededelen

Nog zo’n bron van vertraging zijn de mededelingen. Kijk kritisch naar wat je echt in een vergadering moet mededelen. Want schriftelijk/per mail gaat veel sneller. Dat vraagt wel iets meer tijd van degene die het moet opstellen, maar scheelt heel veel kostbare overlegtijd van de hele groep. Als mensen lang moeten luisteren, zijn ze weinig actief en kakken ze in. Tenslotte blijft van wat je hoort ook nog eens minder hangen dan van wat je leest.

Tip 3 efficiënt vergaderen: De rondvraag

Dan de rondvraag. Ook een vertrager. Door een ‘rondje’ te maken loop je het risico dat mensen dingen ter plekke gaan bedenken, want je hebt van die mensen die nu eenmaal graag iets willen zeggen of vragen. Dat is lang niet altijd relevant voor de hele groep.

Tip: stel de vraag: “Wie heeft er iets voor de rondvraag?” Degenen die zich dan melden krijgen daarna de beurt.

Soms worden er in een rondvraag best grote issues aangesneden. Daar kun je dan met zijn allen direct opduiken. Vaak is dit niet efficiënt. Kap het op enig moment af met het verzoek om het de volgende keer op basis van een onderliggend stuk, uitgewerkt voorstel of nadere probleemanalyse terug te laten komen op het overleg.

Meer praktische tips voor efficiënt vergaderen

Klinkt allemaal best zakelijk, nietwaar? Maar juist op bovengenoemde onderdelen lekt vaak veel tijd weg. Als je hier de vertraging voorkomt, houd je veel tijd over om andere, belangrijke onderwerpen uitgebreider aan bod te laten komen. Efficiënt vergaderen wordt zo een stuk makkelijker!

Nog een paar tips om efficiënt te vergaderen:

1. Begin ook echt op de afgesproken tijd, de volgende keer komen mensen wel op tijd.
2. Zorg dat koffie/thee klaar staan, anders gaan verstoringen voor.
3. Staat alles van tevoren klaar? Voldoende stoelen, beamer et cetera?
4. Kap steeds terugkerende discussies af en benoem wat er gebeurt.

Efficiënt vergaderen met Het Teamlab

Wil je meer halen uit jullie vergaderingen? Tijdens onze 1-daagse training ‘Team Meetings’ werken we aan een frisse, energieke aanpak voor vergaderingen. Je leert niet alleen hoe je tijd bespaart, maar ook hoe je vergaderingen effectiever maakt. Elk team ontvangt een persoonlijk vergaderplan met praktische tips op maat. Met de begeleiding van onze experts zetten jullie direct stappen naar succes.

Ontdek hoe efficiënter vergaderen bijdraagt aan betere samenwerking in jouw team. Neem contact met ons op en start snel met een nieuwe aanpak!

Bekijk de training ‘Team Meetings’

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen