– afkomstig uit het boek ‘Zelfsturing vraagt leidinggeven‘, tip 9 –
Herken je dat? Een werkoverleg waarbij de boel vast lijkt te zitten. Waarbij er geen beweging meer in te krijgen is. Er is geen vooruitgang te bespeuren. Er wordt geen resultaat behaald. Mensen graven zich verder in, haken af, duiken weg of zijn onzichtbaar. Wat doe je dan als leidinggevende/gespreksleider/voorzitter tijdens een werkoverleg zoals dit? Pak het eens anders aan. Breng mensen letterlijk in beweging.
In dit artikel:
Doorbreek de vaste vorm en laat mensen letterlijk bewegen: ga staan, wissel van plek, ga samen wandelen of werk rond een flip-over. Een andere houding zorgt vaak voor nieuwe energie en frisse invalshoeken.
Heel wat jaren geleden zat ik eens een internationaal onderzoekersoverleg voor. We moesten een bepaald vraagstuk tackelen. Maar jee, wat was het lastig. We kwamen er maar niet uit. Dit werkoverleg zat muurvast. Ik werd als onervaren voorzitter steeds ongeruster. Voelde me sterk verantwoordelijk voor het resultaat van dit werkoverleg.
Een van de deelnemers, een Engelsman, stelde voor “Let’s go for a walk.” Had ik dat nou goed begrepen? Een stukje gaan wandelen met zijn allen? Nee toch zeker? We moesten werken! De anderen in de groep wilden graag naar buiten. Dus jassen aan en aan de kuier. En daar, in de lommerrijke omgeving van het conferentieoord, terwijl de natte sneeuw op ons neerdaalde, kwam de doorbraak van dit lopende werkoverleg. Daarna liep het als een trein …
Is je werkoverleg met zijn allen zittend om een tafel? Vaak kiezen mensen steeds dezelfde stoel. Met dezelfde buurman. Het laat zich vaak voorspellen. Zo ook het verloop van het overleg. Doorbreek dit standaard werkoverleg eens. Kies eens voor een andere opstelling. Laat mensen eens op een andere stoel gaan zitten. Of kies eens voor een andere omgeving voor het voeren van een werkoverleg.
Slecht weer buiten of zijn mensen slecht ter been? Je kunt een inspirerend en ‘ander’ werkoverleg ook binnen doen. 3 manieren waarop je dat kunt doen zijn:
Allemaal voorbeelden waardoor mensen tijdens een werkoverleg letterlijk in beweging moeten komen. En ook allemaal iets gaan doen. Je zult merken: er ontstaat een andere energie, meer betrokkenheid, meer humor, nieuwe invalshoeken.
En ja, het is vast even wennen om een werkoverleg niet alleen zittend te doen. Misschien ook wat ongemakkelijk voor sommigen. Maar zet het in alsof het de gewoonste zaak van de wereld is. En verbaas je over de resultaten!
Worden jullie overleggen vaak onderbroken? Lees waarom soms verstoringen voor de vergadering gaan.
Wanneer een werkoverleg steeds volgens hetzelfde patroon verloopt, ontstaat er vaak meer dan alleen verveling. Mensen haken af, nemen minder eigenaarschap, besluiten worden vooruitgeschoven en dezelfde discussies keren telkens terug. Het overleg kost energie, terwijl het juist energie zou moeten opleveren.
De voorbeelden in deze blog laten zien dat een kleine verandering soms al een groot effect kan hebben. Door mensen letterlijk in beweging te brengen, ontstaat vaak ook mentale beweging. Nieuwe gesprekken, andere perspectieven en verrassende oplossingen krijgen ruimte.
Toch gaat effectief vergaderen verder dan af en toe een andere werkvorm inzetten. Het vraagt om bewuste keuzes over de opzet van het overleg, de rolverdeling, besluitvorming en de betrokkenheid van teamleden. Wanneer die elementen goed zijn ingericht, ontstaat een teamoverleg waarin mensen actief meedoen, verantwoordelijkheid nemen en samen resultaten boeken.
Tijdens de teamtraining Team Meetings™ onderzoeken jullie welke patronen en energievreters jullie huidige werkoverleggen belemmeren. Samen ontwikkelen jullie een nieuwe aanpak voor teamoverleggen die meer energie, eigenaarschap en resultaat oplevert. Zo wordt vergaderen weer een moment waarop het team vooruitkomt, in plaats van vastloopt.
Bekijk de teamtraining Team Meetings™
Adrienne Kleinschmidt
06-83106131
Stuur een e-mail
