Productiviteit verhogen op de werkvloer? 7 praktische tips!

Loopt de productiviteit op de werkvloer een beetje achter? Maak je geen zorgen, je bent niet de enige. Maar wat kun je er precies aan doen? In deze blog duiken we dieper in op de kunst van het verhogen van de productiviteit op de werkvloer.

Waarom is productiviteit belangrijk?

Impact op het bedrijfsresultaat

Is een hogere productiviteit gewoon een leuke bijkomstigheid, of is het een noodzaak? Laten we eerlijk zijn, het antwoord is duidelijk: het is een noodzaak. Productiviteit en bedrijfsresultaten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Wanneer werknemers productiever zijn, kunnen bedrijfsprocessen sneller en efficiënter worden uitgevoerd. Dit resulteert direct in een hogere output, wat weer leidt tot meer inkomsten en uiteindelijk hogere winsten.

Maar laten we nog een stap verder gaan. Hogere productiviteit stelt een bedrijf ook in staat om beter te concurreren op de markt. In een wereld waar marges dun zijn en de concurrentie hevig is, kan een klein verschil in productiviteit al resulteren in een aanzienlijk concurrentievoordeel. Dus ja, het is niet alleen een kwestie van meer doen met minder; het is een strategische noodzaak. Je wilt toch niet dat je concurrenten je voorbijstreven omdat ze efficiënter zijn?

Tevredenheid en welzijn van werknemers

Maar het is niet alleen een kwestie van geld. Gelukkige werknemers zijn productieve werknemers. Snap je het verband? Nou, het is eenvoudiger dan je denkt. Werknemers die zich goed voelen op de werkvloer, zijn vaak meer betrokken en gemotiveerd om hun taken uit te voeren. Dit leidt niet alleen tot een hogere productiviteit, maar ook tot een lagere turnover en minder ziekteverzuim. Het is een vicieuze cirkel: betere werkomstandigheden leiden tot gelukkigere werknemers, wat weer leidt tot een hogere productiviteit, en zo verder.

Het verband tussen werknemerstevredenheid en productiviteit is dus tweeledig. Enerzijds helpt een positieve werkomgeving om de mentale en fysieke gezondheid van werknemers te behouden, wat bijdraagt aan hun algehele welzijn. Anderzijds zorgt een goede gezondheid en welzijn voor meer energie en focus, wat essentieel is voor hoge productiviteit.

Dus als je echt een cultuur van hoge productiviteit wilt creëren, begin dan bij het welzijn van je werknemers. Investeer in hun ontwikkeling, zorg voor een goede balans tussen werk en privé, en luister naar hun feedback. Je zult versteld staan van de positieve impact op de productiviteit en het bedrijfsresultaat. En zo kom je terug bij het begin: een gelukkige werknemer is een productieve werknemer.

Veelvoorkomende valkuilen

Slechte communicatie

• De financiële kosten van miscommunicatie: Heb je ooit het gevoel gehad dat je praat, maar niemand luistert? Je bent niet de enige. Slechte communicatie kan een productief team binnen no-time veranderen in een chaotische puinhoop. Maar de schade is niet alleen beperkt tot frustratie of misverstanden. Het heeft ook financiële implicaties. Volgens verschillende studies kunnen de kosten van miscommunicatie in bedrijven oplopen tot miljarden euro’s per jaar.
• Digitale ruis: In dit digitale tijdperk, waar we meer afhankelijk zijn van e-mails, chats en videobellen, is het risico op miscommunicatie alleen maar groter geworden. We noemen dit “digitale ruis”. Het ontbreken van non-verbale cues zoals lichaamstaal en intonatie maakt het gemakkelijk om berichten verkeerd te interpreteren.

Hoe het te voorkomen? Het is van essentieel belang om duidelijke en effectieve communicatiekanalen in te stellen. Regelmatige teammeetings, één-op-één gesprekken en zelfs dagelijkse stand-ups kunnen helpen om iedereen op dezelfde pagina te krijgen. Tools zoals Slack, Asana, of Microsoft Teams kunnen ook een uitkomst bieden voor naadloze communicatie en projectbeheer.

Gebrek aan focus

• De mythe van multitasking: Wist je dat multitasking eigenlijk een mythe is? Ja, echt waar. Het menselijke brein is niet bedraad om meerdere complexe taken tegelijkertijd uit te voeren. Onderzoek heeft aangetoond dat multitasking je productiviteit alleen maar omlaag brengt, en in feite je IQ kan verlagen tijdens de uitvoering ervan.
• De “Switching Cost”: Elke keer als je van taak wisselt, betaal je een “switching cost” in termen van tijd en mentale energie. Deze kleine onderbrekingen kunnen gedurende de dag enorm oplopen, waardoor je aan het eind van de dag minder hebt bereikt dan je oorspronkelijk had gepland.

Gelukkig zijn er bewezen technieken om je focus te verbeteren. De Pomodoro-techniek, genoemd naar de keukenwekker in de vorm van een tomaat, houdt in dat je je taken in blokken van 25 minuten verdeelt met korte pauzes tussendoor. Dit helpt je om gefocust te blijven en minimaliseert de switching cost. Ook kan het helpen om een specifieke werkruimte te creëren die vrij is van afleidingen, of om specifieke uren van de dag toe te wijden aan bepaalde taken. Daarnaast kunnen apps die websiteblokkers gebruiken nuttig zijn om digitale afleidingen te beperken.

Door deze valkuilen te begrijpen en actief maatregelen te nemen om ze te voorkomen, zet je grote stappen in de richting van een productievere werkomgeving. En wie weet, misschien kun je het tij keren en die chaotische puinhoop transformeren in een geoliede productiemachine!

Hoe productiviteit te meten?

KPI’s en metrics

Als je het niet kunt meten, kun je het niet verbeteren. Key Performance Indicators (KPI’s) zoals efficiëntie en doorlooptijd zijn je beste vrienden hier.

7 Tips en strategieën

Natuurlijk geven we je ook 7 handige tips en strategieën zodat de productiviteit omhoog kan.

1. Tijdmanagement

De Pomodoro-techniek

Zoals we hierboven al een keer hebben benoemd: de Pomodoro-techniek. Kleine tijdsblokken kunnen een wereld van verschil maken. Door je dag in te delen in blokken van 25 minuten met daartussen korte pauzes van 5 minuten, kun je je focus aanzienlijk verbeteren. Tijdens die 25 minuten doe je niets anders dan je concentreren op de taak voor je. Geloof het of niet, deze simpele aanpassing kan je productiviteit drastisch verbeteren en je een gevoel van voldoening geven.

Eisenhower-matrix

Een andere nuttige tijdmanagementtool is de Eisenhower-matrix, die je helpt om taken te classificeren als ‘urgent’, ‘belangrijk’, ‘beide’, of ‘geen van beide’. Door je taken te categoriseren, kun je je tijd efficiënter indelen en ervoor zorgen dat belangrijke zaken niet onder de radar verdwijnen.

2. Teamdynamiek

De kracht van samenwerking

Een goed team is als een goed geoliede machine. Maar hoe krijg je dat voor elkaar? Teamcohesie en goede communicatie zijn van vitaal belang. Regelmatige teammeetings, teambuildingactiviteiten, en zelfs casual vrijdagmiddagborrels kunnen een lange weg gaan om de teamgeest te bevorderen.

Duidelijke Rollen en Verantwoordelijkheden

Zorg ervoor dat iedereen in het team duidelijke rollen en verantwoordelijkheden heeft. Wanneer teamleden precies weten wat er van hen wordt verwacht, kunnen ze effectiever en efficiënter werken.

3. Technologische hulpmiddelen

Het gebruik van de juiste technologische hulpmiddelen kan een grote impact hebben op de productiviteit. Projectmanagementsoftware zoals Asana of Trello kan teams helpen om hun werk te organiseren, terwijl communicatieplatforms zoals Slack de dagelijkse communicatie stroomlijnen.

4. Flexibele werkuren

Het traditionele 9-tot-5-model werkt niet voor iedereen. Door flexibele werkuren aan te bieden, kunnen werknemers werken tijdens hun piekuren van productiviteit.

5. Ergonomische Werkplekken

Een comfortabele en goed ontworpen werkplek kan wonderen doen voor de productiviteit. Ergonomische stoelen, voldoende natuurlijk licht en een rustige omgeving kunnen helpen om de concentratie te verbeteren.

6. Continu leren en ontwikkelen

Investeer in de groei van je werknemers door middel van trainingen, workshops en cursussen. Het toevoegen van nieuwe vaardigheden en kennis kan niet alleen de individuele productiviteit verhogen maar ook bijdragen aan het algehele succes van het bedrijf.

7. Gezondheids- en welzijnsprogramma’s

Zoals eerder vermeld, is het welzijn van werknemers van groot belang voor hun productiviteit. Gezondheids- en welzijnsprogramma’s zoals bedrijfsfitness, meditatiesessies, en zelfs gratis gezondheidschecks kunnen een positieve invloed hebben.

Door deze uitgebreide en deskundige tips in de praktijk te brengen, leg je een solide basis voor het verhogen van de productiviteit op de werkvloer. En wie weet, misschien wordt jouw bedrijf het volgende succesverhaal in de wereld van ongeëvenaarde productiviteit!

Hulp nodig bij het verhogen van de productiviteit?

Dus daar heb je het, een complete gids met praktische tips om de productiviteit op de werkvloer te verhogen. Nu is het jouw beurt om deze tips in praktijk te brengen. Kun je hier toch nog wel wat hulp bij gebruiken? Bekijk dan eens onze teamtraining ‘IJzersterke projectteams’ of plan een gratis kennismakingsgesprek in met onze professional Adrienne. Zij luistert graag naar je teamvraag en vertelt je wat er allemaal mogelijk is.

Bekijk de teamtraining ‘IJzersterke projectteams’