De 3 eigenschappen van een goede voorzitter

Wat is de taak van een voorzitter tijdens een overleg? De voorzitter – ook wel gespreksleider of teamleider genoemd – is degene die ervoor zorgt dat het teamoverleg niet verzandt, maar juist vooruitgang boekt. Een goede voorzitter houdt deelnemers bij het onderwerp, voorkomt onnodige vertraging, bewaakt de tijd, en stimuleert actieve betrokkenheid. Belangrijker nog: de rol van de voorzitter gaat verder dan het gesprek structureren. De beste voorzitters sturen op de onderstroom: op wat er onuitgesproken speelt, maar wél bepalend is voor het verloop en de uitkomst van het overleg.

In deze blog ontdek je de drie eigenschappen die elke goede voorzitter kenmerken. Herken jij jezelf hierin? En wil je deze vaardigheden verder ontwikkelen? Volg samen met je team onze teamtraining Team Meetings en til jullie overleggen naar een hoger niveau.

Wat doet een voorzitter in een overleg?

De taak van een voorzitter is meer dan agenda’s afvinken. De echte meerwaarde zit in het begeleiden van het groepsproces. Denk aan:

• Het herkennen van patronen en terugkerende dynamieken
• Het creëren van ruimte voor verschillende perspectieven
• Het benoemen van wat niet uitgesproken wordt
• Het stimuleren van eigenaarschap en constructieve houding

Een voorzitter die dit kan, maakt het verschil. Voor het team, en uiteindelijk ook voor de organisatie.

Eigenschap goede voorzitter #1: herken de vaste patronen

Als teams al een tijdje bijeen zijn, kennen hun overleggen vaste patronen. Dan bedoelen we niet zozeer een vaste volgorde van onderwerpen, maar meer de processen die tussen mensen spelen of de manier waarop over zaken gesproken wordt.

Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Praten we over problemen of over oplossingen?
• Wie brengt de problemen in en van wie wordt de oplossing verwacht?
• Zijn vragen ook echte vragen of zijn het verkapte uitingen van het ergens niet mee eens zijn? Of van zorg?
• Schakelen we mensen in of uit?
• Proberen we te overtuigen of te begrijpen?
• Wie is de ‘gezamenlijke’ vijand, die overal de schuld van krijgt (directie, overheid, backoffice, inspectie, klant, economie etc.)?

Dit soort patronen in teamoverleg zijn niet alleen tamelijk hardnekkig. Vaak is – vrijwel – niemand zich ervan bewust is, terwijl het wel degelijk een ongewenst effect heeft. Een goede voorzitter herkent dit soort patronen en doen hier vervolgens iets mee. Deze voorzitters sturen die processen, om te beginnen door ze te benoemen zodat iedereen het gaat zien.

Eigenschap goede voorzitter #2: zorg dat mensen zich gehoord voelen

Stel je voor dat in een teamoverleg een bepaald probleem besproken wordt. Logisch dat de teamleden hun visie op het probleem geven. Met enige regelmaat hoor je in die fase vooral wat er niet deugt, wat niet kan, wie er schuldig is.

Als voorzitter probeer je die meningen en zorgen goed samen te vatten, zodat mensen zich gehoord voelen. Op een gegeven moment vraag je naar oplossingen en ideeën. Tien tegen één dat er heel snel weer mensen zijn die die oplossingen bekritiseren en aldus weer op het spoor van problemen, zorgen en onmogelijkheden zitten.

Dat moet je als een goede voorzitter herkennen en ook op bijsturen. Maar dieper speelt de vraag: Wie voelt zich echt verantwoordelijk om dingen te verbeteren? Blijf je vanaf de kant klagen of zet je je schouders onder de verbetering? Als je in staat bent dit soort processen te benoemen, op een –vanzelfsprekend- respectvolle manier, help je een team pas echt.

Eigenschap goede voorzitter #3: herken de zorg/behoefte

Een overleg waarin veel vragen worden gesteld is ook voer voor fijnproevers. De meeste vragen zijn namelijk geen echte vragen. Er spelen andere zaken een rol als: “Ik heb een zorg op dat vlak”; “Ik ben het er helemaal niet mee eens”; “Ik snij dit onderwerp zo aan, om straks mijn eigen verhaal te kunnen vertellen”; “Kijk mij eens een slimme vraag stellen” et cetera, et cetera.

Stel je voor dat je nu gewoon antwoord gaat geven op die vragen, dan ga je niet in op die dingen die echt spelen en dat is jammer. Dit kan vervolgens voor teleurstelling en frustratie zorgen. En ook nog eens veel tijdverlies. Dus herken de vraag/zorg/behoefte achter de vraag. En trek die boven water.

Tenslotte: een goede voorzitter die zo sturing geeft aan het teamoverleg heeft grote kans dat de deelnemers daar ook verantwoordelijkheid in nemen. Goed voorbeeld doet volgen. En dat geeft een stevige impuls voor een veel beter teamoverleg. Leuk voor de voorzitter. Nog veel leuker voor de deelnemers. En belangrijk op weg naar meer zelfsturing!

Zo word jij ook een goede voorzitter

Een goede voorzitter die staat voor positief leiderschap, kan de dynamiek en het succes van teamoverleggen en daarmee het algehele team sterk beïnvloeden. Het is echter een rol met uitdagingen, die een grondige kennis van groepsdynamica en sterke leiderschapsvaardigheden vereist. De drie belangrijkste eigenschappen van een goede voorzitter – het herkennen van vaste patronen, ervoor zorgen dat mensen zich gehoord voelen en het identificeren van de echte zorg of behoefte achter vragen – zijn cruciale aspecten om te meesteren.

Maar herken jij jezelf in deze beschrijving? Zo niet, maak je geen zorgen. Deze vaardigheden zijn te leren en te verbeteren. Dat is precies waar het Teamlab in gespecialiseerd is: het aanbieden van teamtrainingen om de vaardigheden en het potentieel van voorzitters en teamleiders te ontsluiten. We helpen je deze eigenschappen te ontwikkelen en toe te passen in je eigen werkomgeving.

We weten dat het versterken van je leiderschapsvaardigheden een aanzienlijke impact kan hebben op de effectiviteit en harmonie binnen je team. Het verbeteren van de teamdynamiek, het bevorderen van constructieve gesprekken en het verhogen van de algehele productiviteit zijn allemaal binnen handbereik. We kijken ernaar uit je te helpen deze reis te beginnen. Want uiteindelijk, als de voorzitter groeit, groeit het hele team.

In steeds meer teams kiezen ze ervoor om te werken met wisselend voorzitterschap. Niet iedereen is daar direct enthousiast over -want spannend. Toch zien we dat hierdoor het gevoel van eigenaarschap in het team versterkt wordt. Iedereen gaat zich meer en meer verantwoordelijk voelen voor een goed overleg. Met één vaste voorzitter wil dat soms nog wel eens wat moeizamer verlopen. Samen leren hoe je nog beter een overleg voorzit is dus een krachtige impuls voor een effectief team.

Dus waar wacht je nog op? Neem de stap naar een effectiever en gelukkiger team en neem contact met ons op! Laten we samenwerken om je teamoverleggen te transformeren, de tevredenheid en motivatie van je teamleden te verhogen en je organisatie naar een hoger niveau te tillen.

Neem contact op

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen