De 3 eigenschappen van een goede voorzitter

Een goede teamleider/voorzitter/gespreksleider houdt mensen tijdens het werkoverleg bij het onderwerp, bewaakt de tijd en zorgt ervoor dat er besluiten genomen worden. Een hele goede voorzitter stuurt daarnaast op procesniveau. Hij of zij stuurt op wat zich –deels- onder water afspeelt. Want daar gebeuren wezenlijke dingen. Hieronder staan de 3 belangrijkste eigenschappen van een goede voorzitter. Herken jij jezelf hierin?

Eigenschap goede voorzitter #1: herken de vaste patronen

Als teams al een tijdje bijeen zijn, kennen hun overleggen vaste patronen. Dan bedoelen we niet zozeer een vaste volgorde van onderwerpen, maar meer de processen die tussen mensen spelen of de manier waarop over zaken gesproken wordt.

Enkele voorbeelden hiervan zijn: Praten we over problemen of over oplossingen? Wie brengt de problemen in en van wie wordt de oplossing verwacht? Zijn vragen ook echte vragen of zijn het verkapte uitingen van het ergens niet mee eens zijn. Of van zorg. Schakelen we mensen in of uit? Proberen we te overtuigen of te begrijpen? Wie is de ‘gezamenlijke’ vijand, die overal de schuld van krijgt (directie, overheid, backoffice, inspectie, klant, economie etc.)?

Dit soort patronen in teamoverleg zijn niet alleen tamelijk hardnekkig. Vaak is –vrijwel- niemand zich ervan bewust is, terwijl het wel degelijk een ongewenst effect heeft. Een goede voorzitter herkent dit soort patronen en doen hier vervolgens iets mee. Deze voorzitters sturen die processen, om te beginnen door ze te benoemen zodat iedereen het gaat zien.

Eigenschap goede voorzitter #2: zorg dat mensen zich gehoord voelen

Stel je voor dat in een teamoverleg een bepaald probleem besproken wordt. Logisch dat de teamleden hun visie op het probleem geven. Met enige regelmaat hoor je in die fase vooral wat er niet deugt, wat niet kan, wie er schuldig is.

Als voorzitter probeer je die meningen en zorgen goed samen te vatten, zodat mensen zich gehoord voelen. Op een gegeven moment vraag je naar oplossingen en ideeën. Tien tegen één dat er heel snel weer mensen zijn die die oplossingen bekritiseren en aldus weer op het spoor van problemen, zorgen en onmogelijkheden zitten.

Dat moet je als een goede voorzitter herkennen en ook op bijsturen. Maar dieper speelt de vraag: Wie voelt zich echt verantwoordelijk om dingen te verbeteren? Blijf je vanaf de kant klagen of zet je je schouders onder de verbetering? Als je in staat bent dit soort processen te benoemen, op een –vanzelfsprekend- respectvolle manier, help je een team pas echt.

Eigenschap goede voorzitter #3: herken de zorg/behoefte

Een overleg waarin veel vragen worden gesteld is ook voer voor fijnproevers. De meeste vragen zijn namelijk geen echte vragen. Er spelen andere zaken een rol als: “Ik heb een zorg op dat vlak”; “Ik ben het er helemaal niet mee eens”; “Ik snij dit onderwerp zo aan, om straks mijn eigen verhaal te kunnen vertellen”; “Kijk mij eens een slimme vraag stellen” et cetera, et cetera.

Stel je voor dat je nu gewoon antwoord gaat geven op die vragen, dan ga je niet in op die dingen die echt spelen en dat is jammer. Dit kan vervolgens voor teleurstelling en frustratie zorgen. En ook nog eens veel tijdverlies. Dus herken de vraag/zorg/behoefte achter de vraag. En trek die boven water.

Tenslotte: een goede voorzitter die zo sturing geeft aan het teamoverleg heeft grote kans dat de deelnemers daar ook verantwoordelijkheid in nemen. Goed voorbeeld doet volgen. En dat geeft een stevige impuls voor een veel beter teamoverleg. Leuk voor de voorzitter. Nog veel leuker voor de deelnemers. En essentieel op weg naar meer zelfsturing!