Samenwerking verbeteren tussen afdelingen?

Begin bij de gezamenlijke bedoeling

Vrijwel iedere organisatie investeert tegenwoordig in teamontwikkeling. Teams volgen trainingen, maken samenwerkingsafspraken of gaan een dag de hei op. Dat is een positieve ontwikkeling. Een goed functionerend team maakt een wereld van verschil.

Toch valt ons iets op. Terwijl organisaties veel aandacht besteden aan de samenwerking ín teams, blijft de samenwerking tússen afdelingen opvallend vaak onderbelicht. En juist daar gaat het regelmatig mis. Want hoe goed een team ook functioneert, geen enkele afdeling bereikt haar doelen alleen.

De klant merkt uiteindelijk weinig van hoe goed Team A intern samenwerkt, als de samenwerking met Team B voortdurend stroef verloopt.

Herken je dit in jouw organisatie?

Sales vindt dat Operations te langzaam werkt
Operations begrijpt niet waarom Sales dingen belooft die nauwelijks uitvoerbaar zijn
HR vindt dat leidinggevenden eerder aan de bel moeten trekken
Leidinggevenden ervaren dat HR vooral met procedures bezig is
ICT krijgt het verwijt overal “nee” op te zeggen
Iedere afdeling haalt haar eigen doelstellingen, maar de klant wordt er niet beter van

Het interessante is dat al deze afdelingen meestal gelijk hebben. Vanuit hun eigen werkelijkheid zijn hun keuzes volkomen logisch. Het probleem ontstaat pas wanneer niemand zich meer verdiept in de werkelijkheid van de ander.

Waardoor verloopt de samenwerking tussen afdelingen stroef?

Een goed team ontwikkelt vanzelf een sterke identiteit. Mensen bouwen vertrouwen op, ontwikkelen gezamenlijke routines en spreken dezelfde taal. Dat is precies wat je wilt bereiken. Maar aan die sterke identiteit zit een keerzijde. Zodra een team zich steeds sterker als “wij” gaat zien, ontstaat bijna automatisch ook een “zij”. Dat gebeurt zelden bewust. Het is simpelweg hoe mensen werken.

Daar komt een opmerkelijke paradox bij. Vrijwel iedere organisatie zegt dat samenwerking belangrijk is, maar richt zich zo in dat afdelingen vooral worden afgerekend op hun eigen resultaten. Sales krijgt verkoopdoelen, productie efficiencydoelen, ICT wordt beoordeeld op stabiliteit. Op zichzelf is daar niets mis mee. Het wordt pas ingewikkeld wanneer het optimaliseren van de eigen afdeling ten koste gaat van de organisatie als geheel.

Wij zagen dat laatst tijdens een bijeenkomst waarin twee afdelingen elkaar stevig de maat namen. De ene vond dat de ander te laat leverde. De andere wees op structureel onrealistische planningen. Na een uur werd duidelijk dat beide afdelingen hun eigen doelstellingen uitstekend haalden. Alleen de klant werd er niet beter van.
Wanneer de samenwerking stroef verloopt, is de oplossing vaak voorspelbaar. Er komt een overleg bij. Of een stuurgroep. Blijkbaar geloven we dat meer overleg automatisch leidt tot betere samenwerking. Onze ervaring is anders. Afdelingen die elkaar niet begrijpen, gaan elkaar door extra overleg zelden ineens beter begrijpen. Soms worden verschillen juist scherper.

Het probleem zit meestal niet in een gebrek aan overleg, maar in een gebrek aan gezamenlijk perspectief. Afdelingen weten uitstekend wat hún opdracht is, maar veel minder waarvoor zij elkaar eigenlijk nodig hebben.

De gevolgen voor het team

Suboptimalisatie: iedereen doet zijn werk beter, terwijl de organisatie stroever gaat draaien
Irritaties die voortkomen uit onbekendheid in plaats van onwil
Verwachtingen die nooit expliciet zijn uitgesproken
Aannames over elkaar die jarenlang blijven bestaan
Steeds meer afspraken, procedures en escalaties
Afdelingen die over elkaar praten in plaats van met elkaar

Ondertussen verdwijnt de gezamenlijke bedoeling langzaam naar de achtergrond. De klant verdwijnt ongemerkt uit beeld.

Onze aanpak: samenwerking verbeteren tussen afdelingen

Wanneer wij afdelingen begeleiden, beginnen we zelden met de vraag wat er allemaal misgaat. Veel interessanter vinden we een andere vraag: voor wie doen jullie dit eigenlijk samen? Die vraag zorgt vaak voor een verrassende stilte. Niet omdat mensen het antwoord niet weten, maar omdat zij er zelden samen over spreken.

We brengen twee afdelingen bij elkaar en laten hen eerst afzonderlijk vier vragen beantwoorden. Waar helpen wij het andere team? Waar maken wij het hun onbedoeld lastig? Welke aannames denken wij dat zij over ons hebben? En: wat zou onze klant merken wanneer wij beter zouden samenwerken? De gesprekken die daarna ontstaan, zijn vaak waardevoller dan maanden van onderling mailverkeer. Ineens ontdekken afdelingen dat veel irritaties niet voortkomen uit onwil, maar uit onbekendheid.

Daarbij hebben leidinggevenden een andere rol dan zij denken. Niet als scheidsrechter, maar als architect van de samenwerking. Hun taak is niet om ieder conflict op te lossen, maar om ervoor te zorgen dat afdelingen elkaar rechtstreeks weten te vinden. Wacht daarbij niet tot iemand anders het oplost. Nieuwsgierigheid blijkt een veel betere basis voor samenwerking dan gelijk willen krijgen.

Verbind de kracht van je afdelingen

Merk je dat afdelingen langs elkaar heen werken, terwijl iedereen zijn eigen doelen haalt? Neem contact met ons op.

Wij bieden je graag meer inzicht in de patronen die spelen en hoe je die als team doorbreekt.

Kom met ons in contact

Wat levert onze aanpak jullie op?

In onze teamtrainingen werken we met situaties uit jullie eigen praktijk. Onze werkwijze is praktisch, vol beweging en gericht op resultaat. We maken patronen zichtbaar, brengen afdelingen met elkaar in gesprek en versterken de samenwerking op de plek waar de meeste waarde ontstaat.

Want een sterke organisatie ontstaat niet doordat ieder team zijn eigen werk perfect doet. Zij ontstaat wanneer teams zich ook medeverantwoordelijk voelen voor het succes van andere teams.

Zicht op elkaars dilemma’s en werkelijkheid

Verwachtingen die uitgesproken worden

Minder escalaties, meer rechtstreeks contact

Afdelingen die samen naar de klant kijken

Wil je meer informatie?

Benieuwd hoe je de samenwerking tussen afdelingen verbetert zonder er nóg een overleg bij te plannen?

Vraag meer informatie aan en ontvang een gerichte toelichting op onze aanpak en de impact voor jullie team.

Vraag meer informatie aan

Zo ziet een dag met het Teamlab eruit!

Veelgestelde vragen

Hieronder hebben we de meest gestelde vragen verzameld over samenwerking verbeteren tussen afdelingen en hoe onze teamtrainingen daarbij kunnen helpen.

Staat jouw vraag er niet tussen?

Stel hier je vraag

Hoe kun je de samenwerking tussen afdelingen verbeteren?

Waarom lost een extra overleg de samenwerking niet op?

Waarom ontstaat er een "wij" en "zij" tussen afdelingen?

Wat is de rol van leidinggevenden bij samenwerking tussen afdelingen?

Wat kunnen teams zelf doen om beter samen te werken met andere afdelingen?

Hoe anderen onze teamtrainingen hebben ervaren

Het zelfstandig werkend team (Koning Willem I College) heeft de begeleiding van Teamlab (Chris Peek) in haar groei naar verdere taakvolwassenheid zeer gewaardeerd. In een fijne, ontspannen sfeer en een mensgerichte benadering werden valkuilen benoemd en adviezen en suggesties gegeven. We kregen regelmatig een spiegel voorgehouden die dwong tot nadenken over de impact van ons handelen. Er is sprake van veel deskundigheid. Wij zouden in de toekomst graag nog een keer van de ondersteuning van Teamlab gebruikmaken.

Bart – KWIC

De teamdag was Inspirerend, leerzaam, nuttig, effectief, interessant. Het heeft mij en het team nieuwe inzichten gegeven. We hebben nieuwe groepsafspraken gemaakt en daar zijn we na de training meteen mee aan de slag gegaan. (Team module Team Start-up)

Jeroen Bisschops – DPG Media

Zo waardevol om direct naar de kern te gaan van wat iemand drijft en waar zijn/haar talenten liggen om vanuit daar vervolgens te toetsen of die goed tot zijn recht komen in de functie. In slechts één dagsessie werd inzichtelijk waar we als team aan wilde werken en welke stappen we daarvoor gingen nemen. Met een geweldige verdieping in elkaar en actieplan gingen we naar huis.

Maartje van der Leij – DPG Media

“Ons team heeft in één dag een jaarplan gemaakt. Véronique gaf ruimte voor teamdialoog en diepgang en zorgde er tegelijkertijd voor dat we concreet resultaat haalden.”

PAO Psychologie

Als sparringpartner voor het meerjarenontwikkelplan van Gemeente Breda heb ik Veronique Willems ervaren als een warme persoonlijkheid met een coachende aanpak die zich richt op kleine, haalbare stappen.

Terug naar de eenvoud. Het was fijn samenwerken! (maatwerk traject)

Renate – Gemeente Breda

“We hebben Team Insight gevolgd. Dit heeft ons veel inzicht gegeven in hoe we elkaars kwaliteiten kunnen inzetten en versterken. De begeleiding was deskundig, pragmatisch en met concreet resultaat.”

Toon van Beek – BEEX