Collega’s niet aanspreken op gedrag en afspraken

Voor online trainingen voor communicatie op de werkvloer kun je terecht bij veel aanbieders. Maar let op, veel trainingen richten zich op gesprekstechnieken, feedbackmodellen of conflicthantering.

Wat vaak ontbreekt is de koppeling met eigenaarschap en teamverantwoordelijkheid. Je kunt individuen trainen in vaardigheden, maar als het team geen gezamenlijke norm heeft rondom aanspreken verandert er weinig. Dan blijft aanspreken spannend en wordt gedoe vermeden.

Zoek daarom trainingen die niet alleen techniek aanbieden, maar ook werken aan mindset, gezamenlijke spelregels en het normaliseren van het professionele gesprek, zoals bij Het Teamlab. Communicatie verbeteren begint bij het expliciet maken van wat jullie van elkaar verwachten.

Is er sprake van ongewenst gedrag op de werkvloer door een collega? In teams waar aanspreken niet normaal is wordt ongewenst gedrag vaak besproken met derden in plaats van met de betrokkene. Dat ondermijnt vertrouwen.

Wat niet werkt is indirect communiceren of wachten tot irritatie zich opstapelt. Dan wordt het gesprek beladen en persoonlijk.

Wat wel werkt is tijdig en concreet benoemen wat je ziet, wat het effect is en wat je nodig hebt. Richt je op observeerbaar gedrag, niet op intenties. En doe het vanuit gelijkwaardigheid: niet boven de ander, maar naast de ander. Dat vraagt moed, maar voorkomt escalatie.

Tips om collega respectvol aan te spreken beginnen bij intentie. Wil je gelijk halen of wil je samen verbeteren?

Respectvol aanspreken betekent concreet zijn zonder te beschuldigen. Benoem wat je hebt waargenomen, geef het effect aan op het team of het resultaat en stel een open vraag. Vermijd vage verwijten als “je bent altijd…” of “je moet eens…”.

Respect zit ook in timing en setting. Geen publiek afrekenen, maar een professioneel één-op-één gesprek. Zo houd je de relatie intact en vergroot je de kans op beweging.

Effectief gedrag bespreken met teamleden betekent dat gedrag bespreekbaar is vóórdat het problematisch wordt.

In veel teams wordt gedrag pas besproken wanneer het misgaat. Daardoor krijgt aanspreken een negatieve lading. Wanneer gedrag onderdeel wordt van reguliere teamreflectie – bijvoorbeeld in werkoverleg of evaluaties – ontstaat normaliteit. Dan gaat het niet over schuld, maar over verbeteren. Gedrag hoort net zo bespreekbaar te zijn als resultaten.

Een stappenplan constructieve feedback geven helpt om spanning te verlagen. Begin met een concrete observatie. Beschrijf het effect. Geef aan wat je verwacht. En nodig de ander uit om te reageren.

Wat niet werkt, is feedback vermengen met interpretaties of oude frustraties. Dan wordt het een optelsom van irritaties. Constructieve feedback is specifiek, actueel en gericht op ontwikkeling. Het doel is niet corrigeren, maar verbeteren. En feedback is tweerichtingsverkeer: ook jij staat open voor reactie.

Effectieve trainingen voor een betere aanspreekcultuur op de werkvloer combineren vaardigheidstraining met teaminterventie.

Alleen leren hoe je feedback geeft is onvoldoende als het team geen gezamenlijke norm heeft. Trainingen die werken met praktijkcasussen, rollenspellen en concrete teamafspraken zorgen voor transfer naar de werkvloer.

Het verschil zit in oefenen. Veel oefenen. Feedback geven leer je niet door erover te lezen, maar door het te doen en er feedback op te krijgen.

Een effectieve aanspreekcultuur op de werkvloer is een cultuur waarin het normaal is elkaar te wijzen op gedrag en afspraken, vanuit gezamenlijke verantwoordelijkheid. In zo’n cultuur wordt aanspreken niet gezien als aanval, maar als bijdrage aan kwaliteit. Teamleden voelen zich mede-eigenaar van het geheel.

Een effectieve aanspreekcultuur vraagt veiligheid én duidelijkheid. Veiligheid om iets te zeggen. Duidelijkheid over wat de norm is.

Er zijn diverse bedrijven die coaching aanbieden voor het versterken van een aanspreekcultuur. Zij richten zich op teamontwikkeling, communicatie en leiderschap.

Belangrijker dan de naam van de aanbieder is de aanpak. Kies voor partijen – zoals Het Teamlab – die werken met praktijkgerichte interventies, die zowel het individu als het team meenemen en die aandacht hebben voor transfer naar de werkvloer.

Coaching is effectief wanneer het niet blijft bij inzicht, maar leidt tot concreet ander gedrag in het team.

Een aanspreekcultuur binnen een team creëer je door aanspreken te normaliseren. Dat begint bij gezamenlijke spelregels. Spreek expliciet af dat jullie elkaar aanspreken op gedrag en afspraken. Oefen hiermee in een veilige setting.

Aanspreekcultuur ontstaat niet door beleid, maar door herhaling. Door het gesprek te blijven voeren, ook als het ongemakkelijk is.

Hoe geef je feedback zonder de relatie te beschadigen? Door de relatie juist centraal te stellen.

Feedback geven vanuit irritatie beschadigt. Feedback geven vanuit betrokkenheid versterkt. Benoem dat je het gesprek voert omdat het belangrijk is voor jullie samenwerking of het teamresultaat.

Blijf bij gedrag, niet bij karakter. En luister oprecht naar de reactie van de ander.

Als collega’s elkaar vermijden bij spanningen? Dan wordt het probleem uiteindelijk alleen maar erger. In veel teams wordt conflict gezien als iets negatiefs. Daardoor wordt het uit de weg gegaan. Ondertussen groeit de afstand.

Maak spanning bespreekbaar in het team. Faciliteer het gesprek indien nodig. Het doel is niet harmonie, maar professionele helderheid. Spanningen zijn vaak signalen dat er iets besproken moet worden.

De leidinggevende heeft bij aanspreken een voorbeeldfunctie. Wanneer een leidinggevende zelf niet aanspreekt, doet het team dat ook niet. Wanneer hij of zij spanning uit de weg gaat, wordt dat de norm.

De leidinggevende moet kaders stellen, veiligheid creëren en zelf aanspreekbaar zijn. Niet alles oplossen, maar wel het proces bewaken.