Je organiseert een teamdag of studiedag in de zorg of het onderwijs. Eindelijk is iedereen tegelijk aanwezig. De roosters zijn aangepast, lessen overgenomen, cliënten verdeeld en de koffie staat klaar. Kortom: deze dag kost de organisatie behoorlijk wat tijd en geld. En dan begint de begeleider met de vraag welk dier iedereen zou willen zijn.
Prima vraag. Als je een dierentuin wilt beginnen.
Maar als je met een team van verpleegkundigen, begeleiders, docenten of ondersteuners een dag bij elkaar zit om de samenwerking te verbeteren, afspraken te maken of een lastig vraagstuk op te lossen, mag je iets meer verwachten van de werkvorm waarmee je start.
Een goede openingswerkvorm doet namelijk meer dan zorgen voor een beetje gezelligheid. Hij brengt mensen in beweging én draagt bij aan het resultaat van de dag. De kunst is daarom niet om een leuke werkvorm te vinden, maar om er één te kiezen die past bij wat je met elkaar wilt bereiken.
Teams in zorg en onderwijs werken vaak onder flinke druk. De agenda zit vol, de bezetting is krap en de dagelijkse aandacht gaat logischerwijs vooral naar patiënten, cliënten, leerlingen of studenten. Het moment waarop je als team gezamenlijk kunt vertragen, onderzoeken en vooruitkijken is daardoor schaars.
Juist daarom is een teamdag of studiedag waardevol. Maar er zit ook een risico aan. Mensen stappen zo’n dag binnen met hun eigen ervaringen, frustraties en verwachtingen. De een heeft er zin in, de ander heeft nog drie dossiers in zijn hoofd en nummer drie vraagt zich af waarom deze bijeenkomst nodig is terwijl er nog 87 mails wachten.
Je kunt dan onmiddellijk de PowerPoint starten. Of kiezen voor een werkvorm die beter werkt.
Een goed gekozen openingswerkvorm helpt mensen om de dagelijkse hectiek even los te laten en daadwerkelijk op het speelveld te stappen. Dat past bij hoe we bij Het Teamlab naar teamontwikkeling kijken: niemand op de tribune, iedereen op het speelveld. De vraag is dus: welke werkvorm past bij het doel van jouw teamdag?
Stel aan het begin één eenvoudige vraag:
“Wat moet er aan het einde van deze dag bereikt zijn, zodat jij zegt: dit was mijn tijd waard?”
Laat teamleden eerst individueel nadenken en bespreek de antwoorden daarna in tweetallen of kleine groepen. Haal vervolgens de belangrijkste punten plenair op.
Deze werkvorm is vooral geschikt voor een teamdag waarop je concrete resultaten wilt boeken. Bijvoorbeeld wanneer een zorgteam afspraken wil maken over de taakverdeling of een onderwijsteam gezamenlijk keuzes moet maken voor het komende schooljaar.
Het voordeel is dat je vanaf minuut één duidelijk maakt dat de deelnemers niet alleen consumenten van de teamdag zijn. Ze hebben zelf invloed op het resultaat. Bovendien ontdek je snel of iedereen met hetzelfde beeld aan de dag begint. Dat is lang niet altijd zo.
We zien dat veel professionals in zorg en onderwijs goed zijn in praten over wat anderen “zouden moeten oplossen”. Bijvoorbeeld: “Het management moet duidelijker zijn. HR moet sneller reageren. Ouders moeten realistischer worden. De planning moet beter. De overheid moet minder regels bedenken.” Etcetera.
Voor je het weet is de eerste helft van de studiedag voorbij en heeft iedereen uitgebreid besproken waar hij geen invloed op heeft.
Probeer daarom deze werkvorm. Leg twee grote vellen op tafel. Op het ene schrijf je “Hier hebben wij invloed op”, op het andere “Hier hebben wij weinig of geen invloed op”. Vraag ieder teamlid om twee actuele zaken te benoemen die energie kosten of de samenwerking belemmeren en deze op het juiste vel te plaatsen.
Kijk daarna alleen naar het eerste vel en stel de vraag: “Waar kunnen wij vandaag zelf beweging in creëren?”
Daarmee stuur je het gesprek onmiddellijk richting gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Verbinding is belangrijk, zeker wanneer een team onder druk staat of wanneer er veel veranderd is. Maar verbinding ontstaat niet automatisch door elkaar iets persoonlijks te vertellen.
Een werkvorm die wél werkt: vraag bijvoorbeeld:
“Op welk moment in je werk was je de afgelopen maand trots op ons als team?”
Laat iedereen een concreet voorbeeld delen. Een verpleegkundige kan vertellen hoe collega’s samen een ingewikkelde situatie rondom een patiënt hebben opgelost. Een docent kan benoemen hoe collega’s gezamenlijk in actie kwamen toen een leerling dreigde uit te vallen.
Daarmee gebeurt iets interessants. Mensen vertellen niet alleen een positief verhaal, maar maken zichtbaar welk gedrag de samenwerking succesvol maakt. Vervolgens kun je doorvragen: “Wat deden we daar precies goed? En hoe kunnen we daar vandaag meer van organiseren?” Zo wordt de openingswerkvorm meteen input voor de rest van de teamdag.
Een teamdag wordt veelal zorgvuldig voorbereid door de leidinggevende. Het programma zit uitstekend in elkaar. Alleen jammer dat het team met iets heel anders zit.
Gebruik daarom deze werkvorm aan het begin. Hang drie vellen op met bijvoorbeeld de thema’s samenwerking, werkdruk en duidelijkheid & afspraken. Laat iedereen bij ieder onderwerp een cijfer van 1 tot 10 zetten voor de huidige situatie.
Bespreek vervolgens niet alle scores uitgebreid, maar vraag: “Wat valt ons op?” en daarna: “Welk gesprek mogen we vandaag niet uit de weg gaan?”
Daarmee voorkom je dat een studiedag keurig het programma afwerkt terwijl de (roze) olifant ondertussen gezellig midden in de ruimte blijft staan.
Een hele studiedag zittend doorbrengen terwijl je wilt dat mensen in beweging komen, blijft een wonderlijk concept.
Kies daarom voor een werkvorm waarbij mensen letterlijk positie innemen. Laat ze staan en maak een denkbeeldige lijn door de ruimte. De ene kant betekent bijvoorbeeld: “Wij functioneren op dit moment vooral als losse professionals.” De andere kant: “Wij functioneren echt als één team.”
Vraag iedereen positie te kiezen. Vervolgens bespreek je in kleine groepjes waarom mensen daar staan. Daarna stel je twee vragen: “Waar zouden we over zes maanden willen staan?” en “Wat moeten wij zelf doen om daar te komen?”
Je krijgt beweging, verschillende perspectieven én een gesprek over ambitie en verantwoordelijkheid. En je hebt binnen een kwartier waarschijnlijk meer bruikbare informatie opgehaald dan met twintig PowerPointslides over teamsamenwerking.
De essentie is eenvoudig. Vraag jezelf bij iedere werkvorm af: waartoe dient deze werkvorm?
Moet hij focus creëren? Eigenaarschap vergroten? Verbinding versterken? Energie losmaken? Een lastig gesprek openen? Of mensen bewust maken van hun eigen invloed?
Als het antwoord alleen is “omdat het wel leuk is om even iets anders te doen”, zoek dan verder.
Een teamdag in zorg of onderwijs is daarvoor te kostbaar. Niet alleen financieel, maar vooral omdat je schaars beschikbare professionals bij elkaar hebt. Benut dat moment. Zorg dat je openingswerkvorm de eerste stap is naar het resultaat dat je aan het einde van de dag wilt bereiken.
Dat is ook hoe Het Teamlab naar teamontwikkeling kijkt. Onze interventies zijn actief en energiek, maar beweging is nooit een doel op zich. We willen dat teams anders kijken, anders praten en vooral anders doen, zodat er aan het einde van een teamdag een concreet en toepasbaar resultaat ligt.
Adrienne Kleinschmidt
06-83106131
Stuur een e-mail
