Stop met ijsbrekers die alleen het ijs breken
Een teamoverleg begint. De laptop gaat open, de koffie staat klaar en iemand vraagt: “Zullen we beginnen?” Vervolgens duiken we rechtstreeks agendapunt één in. Ondertussen zit de één met zijn hoofd nog bij een lastig klantgesprek, probeert een ander ondertussen stiekem drie mails weg te werken en vraagt nummer drie zich vooral af hoe laat dit overleg ook alweer afgelopen zou zijn.
We zitten bij elkaar, maar zijn we er ook echt?
Een goede ijsbreker vraag aan het begin van een teamoverleg kan helpen om die overgang te maken. Niet als verplicht gezelligheidsspelletje waarbij iedereen zijn favoriete vakantieland moet noemen. Daar is op zichzelf niets mis mee, maar na vijftien jaar samenwerken weet je waarschijnlijk wel dat Henk graag naar Frankrijk gaat. Interessanter is een ijsbreker die direct iets toevoegt aan het overleg dat volgt.
Want een goed teamoverleg vraagt dat mensen op het speelveld staan: aanwezig zijn, meedoen, verantwoordelijkheid nemen en samen werken aan een resultaat. In onze visie is een ijsbreker daarom geen los tussendoortje, maar een korte werkvorm die helpt om focus, gezamenlijke verantwoordelijkheid en energie te creëren. Precies de ingrediënten die je nodig hebt om samen meer te bereiken dan alleen. Dat sluit aan bij onze overtuiging dat effectieve teamoverleggen vragen om een professionele dialoog waarin iedereen een aandeel heeft en teams gezamenlijk oplossingen en besluiten ontwikkelen.
Begin niet met de agenda, maar stel het team één vraag: “Wanneer is dit overleg voor jou vandaag de moeite waard geweest?”
Laat iedereen daar kort antwoord op geven. Dat hoeft niet langer dan een minuut per persoon te duren. De een wil bijvoorbeeld eindelijk een besluit over een slepend vraagstuk, een ander wil helderheid over de planning en een derde hoopt dat een probleem met een klant niet opnieuw wordt doorgeschoven.
Het mooie van deze ijsbreker is dat je onmiddellijk de focus verlegt van ‘Wat gaan we allemaal bespreken?’ naar ‘Wat willen we samen bereiken?’. Dat lijkt een klein verschil, maar het is een wereld van verschil. Een effectief werkoverleg begint immers niet bij een volle agenda, maar bij helderheid over de gewenste opbrengst.
Aan het einde van het overleg kun je de vraag er nog eens bij pakken. Hebben we bereikt waarvoor we hier zaten? Zo maak je het hele team medeverantwoordelijk voor het resultaat.
Vraag iedereen aan het begin van het teamoverleg om zijn of haar energie een cijfer van 1 tot 10 te geven. Niet om daarna twintig minuten therapeutisch te onderzoeken waarom iemand op een 4 zit. Dat zou de energie van de rest vermoedelijk ook richting een 4 brengen.
Vraag liever kort: “Welk cijfer geef je je energie en wat heb jij nodig om vandaag goed mee te kunnen doen?”
Zo’n check-in maakt zichtbaar hoe mensen erbij zitten en vraagt tegelijkertijd iets van henzelf. Niet alleen: dit is hoe ik me voel, maar ook: dit heb ik nodig en dit kan ik zelf doen om bij te dragen. Daarmee wordt de ijsbreker een kleine oefening in eigenaarschap. Iedereen heeft immers een aandeel in hoe effectief het teamoverleg verloopt. In Team Meetings™ noemen we dat ‘op het speelveld staan’: niet achteroverleunen en wachten tot de voorzitter er iets moois van maakt, maar actief meedoen.
Laat ieder teamlid kort een succes van de afgelopen periode noemen. Voeg daar één belangrijke spelregel aan toe: het moet een succes zijn waaraan meerdere teamleden hebben bijgedragen.
Dat verandert het gesprek. In plaats van “ik heb dit project afgerond” krijg je bijvoorbeeld: “Het lukte ons om die klantvraag binnen twee dagen op te lossen, omdat Soraya direct meedacht en Mark zijn planning omgooide.”
Je richt de aandacht daarmee bewust op het ‘WIJ’ in plaats van alleen het ‘IK’. Een sterk team is tenslotte geen verzameling professionals die toevallig op hetzelfde moment in dezelfde vergaderruimte zitten. De kracht ontstaat juist wanneer kennis, ervaring en verschillende perspectieven bij elkaar komen. Een team kan samen iets creëren wat niemand alleen had kunnen maken.
Bovendien start je het overleg met iets wat goed gaat. Dat geeft energie én maakt zichtbaar welk gedrag je als team vaker wilt laten zien.
Je hoeft dus geen touw, tennisballen, LEGO-dozen of een opleiding tot activiteitenbegeleider aan te schaffen om een teamoverleg energiek te beginnen. Houd het eenvoudig. Vijf minuten kan genoeg zijn.
De belangrijkste vraag is niet: “Welke leuke ijsbreker vraag zetten we vandaag in?” De betere vraag is: “Wat heeft dit team aan het begin van dit overleg nodig om goed samen te werken?”
Is dat focus? Kies dan een ijsbreker die het gezamenlijke resultaat scherp maakt. Is de energie laag? Breng mensen letterlijk of figuurlijk in beweging. Leunt iedereen achterover en kijkt men vooral naar de voorzitter? Kies dan een werkvorm die vanaf minuut één duidelijk maakt dat het overleg van iedereen is.
Dat is ook de gedachte achter Team Meetings™ van Het Teamlab. Geen trucendoos om vergaderen een beetje leuker te maken, maar samen onderzoeken hoe je van een teamoverleg een moment maakt waarop mensen actief deelnemen, verantwoordelijkheid pakken, sneller tot besluiten komen en met energie werken aan gezamenlijke resultaten.
Want als je toch met acht mensen een uur bij elkaar zit, kun je er maar beter iets van maken. En veel leuker als je dit samen doet.
Adrienne Kleinschmidt
06-83106131
Stuur een e-mail
