Zo voer je beoordelingsgesprekken die écht werken
Het blad valt en de dagen worden korter. En daarmee keren ook een paar vaste discussies terug. Files worden langer, agenda’s voller en in veel organisaties klinkt opnieuw dezelfde oproep: moeten we beoordelingsgesprekken niet gewoon afschaffen?
Beoordelingsgesprekken voeren voelt voor veel leidinggevenden en medewerkers als een verplicht nummer. Ze worden ervaren als weinig effectief, soms zelfs demotiverend. Niet voor niets hoor je regelmatig de term veroordelingsgesprekken. Maar wat als het probleem niet het gesprek zelf is, maar de manier waarop we het voeren?
Als het zo is dat niemand blij wordt van beoordelingsgesprekken, dan gaat er volgens mij iets fundamenteels mis. Een beoordelingsgesprek moet namelijk méér zijn dan een formele verplichting. Het is een moment waarop leidinggevende en medewerker met elkaar in gesprek gaan over de rol, bijdrage en ontwikkeling van de medewerker binnen het team en de organisatie. Maar blijkbaar zijn we niet in staat om een ècht gesprek te hebben over iemands plek en bijdrage.
Leer een alternatief beoordelingsgesprek voeren
Een echt beoordelingsgesprek voeren waarbij waardering wordt uitgesproken en wederzijdse verwachtingen worden uitgewisseld. Waarbij stilgestaan wordt of iemand nog op de goede plaats zit en het vuur nog brandt. Waarbij ze elkaar eens goed in de ogen – èn in de ziel – kijken. En op al die plaatsen waar dit wel gebeurt, weten ze hoe waardevol deze beoordelingsgesprekken zijn. Het is brandstof voor zowel medewerker als leidinggevende!
Maar ook daar doemt de laatste tijd een ander issue op. De traditionele gesprekscyclus met jaarlijks planningsgesprek, voortgangsgesprek en beoordelingsgesprek sluit niet meer aan bij de realiteit. Want in welke organisatie is het nog zo dat de doelen die in het begin van het jaar zijn afgesproken, aan het eind van datzelfde jaar nog steeds even relevant zijn? Ontwikkelingen gaan ó zo snel en omstandigheden veranderen voortdurend. Niemand heeft tenslotte bij het planningsgesprek een glazen bol op tafel staan.
Op steeds meer plaatsen zie je nieuwe vormen van resultaatsturing. Het wordt bijvoorbeeld veel meer kort-cyclisch. Daarbij moet je je voorstellen dat je tijdens het jaar met regelmaat bezig bent met plannen-voortgang bespreken-waarderen. Dat kan bij wijze van spreken tijdens iedere ‘bila’ die je met elkaar hebt. Waarderen doe je dus door het hele jaar. Plannen ook. Waardoor je je doelen steeds actueel hebt.
Vraagt dit nu om veel andere dingen van een leidinggevende? Ik denk dat dat wel meevalt.
Je moet nog steeds in staat zijn om bijvoorbeeld beoogde resultaten te contracteren. En liefst zo dat we ook kunnen bepalen of die resultaten behaald zijn. Ook hier geldt dat je moet oppassen dat je je richt op resultaten en niet zozeer op activiteiten. Oftewel:
Maar pas daarbij op voor micro-management. Daar zitten niet veel mensen op te wachten.
Bij kort-cyclische resultaatsturing moet je nog steeds helder benoemen wat je opvalt en wat je verwacht. En de reflectie van de medewerker daarover stimuleren. Je moet nog steeds onomwonden je waardering uitspreken. Waar overtreft het je verwachtingen? Waar blijft ’t achter?
Om goed onderbouwde waardering uit te kunnen spreken, dien je gebruik te maken van verschillende bronnen. Dat is soms best wel wat werk. En dat kan dan bij kort-cyclische sturing fors oplopen. Maak dan gebruik van een werkwijze die ook snel aan populariteit wint: leg –een deel van- de ‘bewijslast’ bij de medewerker.
Laat hem aantonen en onderbouwen welke resultaten hij bereikt heeft en hoe hij dat gedaan heeft. Groot voordeel daarbij is, buiten de tijdwinst voor de leidinggevende, dat de medewerker meer en meer betrokken wordt bij het proces van resultaatsturing. Het beoordelingsgesprek wordt zo meer een wisselwerking tussen twee personen.
Uiteraard zet je ook nu van tijd tot tijd de schop even een laag dieper. Zodat je het ook hebt over trots, lol, passie, motivatie, zingeving etc. Zodat het zelfinzicht bij de medewerker toeneemt, je elkaar beter leert kennen en je wellicht de twinkel in de ogen ziet.
Al hetgeen hierboven beschreven is zijn in mijn ogen sowieso zaken die een goede leidinggevende doet. Of hij nu nog in een traditionele beoordelingscyclus zit, of dat hij aan kort-cyclische resultaatsturing doet.
Het blad valt. De dagen worden korter. En hopelijk vinden er de komende periode nuttige, boeiende, zinvolle en inspirerende beoordelingsgesprekken plaats. Want een beoordelingsgesprek voeren is zeker de moeite waard.
Wil je af van de negatieve lading rondom beoordelingsgesprekken? En ben je op zoek naar praktische tips voor beoordelingsgesprekken die écht werken in de praktijk? Tijdens de 1-daagse teamtraining Teamfunctioneringsgesprekken leer je hoe je:
Deze training helpt organisaties om beoordelingsgesprekken te transformeren van een verplicht nummer naar een krachtig ontwikkelinstrument.
Adrienne Kleinschmidt
06-19193481
Stuur een e-mail
