Efficiënt werkoverleg voeren? Zo houd je het einde in zicht

De meeste werkoverleggen vinden plaats aan de hand van een agenda. Gelukkig maar. Alhoewel… Er zijn maar weinig agenda’s die zo opgesteld zijn dat er sprake is van een effectief en efficiënt werkoverleg. Vaak is het een diarree aan onderwerpen. Allemaal punten die dan aan bod gaan komen? Maar waarom? Wat moet de opbrengst daarvan zijn? In het werkoverleg raakt men het spoor al snel bijster. Want over al die onderwerpen valt natuurlijk van alles te zeggen. Of niet. Maar het kan anders. Zorg ervoor dat het einde van een werkoverleg in zicht is. Hoe je dat doet vertellen we je in deze blog.

Een efficiënt werkoverleg begint met het einde in zicht

Veel teamleden zitten bij aanvang van het overleg al stiekem op de klok te letten. Ze denken aan het einde, maar dan vooral: “Wanneer zijn we klaar?” In een écht efficiënt werkoverleg bedoelen we met het einde iets heel anders. Het gaat erom dat jullie vooraf helder hebben wat de opbrengst van het overleg moet zijn. En dat geldt niet alleen voor het totaal, maar ook voor ieder afzonderlijk agendapunt.

Vraag je bij elk onderwerp vooraf af:

• Moet er een besluit genomen worden?
• Willen we ideeën ophalen of standpunten peilen?
• Moet iedereen geïnformeerd zijn?
• Gaat het om het delen van trots of frustratie?
• Of draait het om beter begrip voor elkaar of de situatie?

Een goede agenda benoemt niet alleen wat er besproken wordt, maar ook waarom het besproken wordt. Dat maakt het verschil tussen een rijtje losse punten en een overleg dat leidt tot concrete actie en betrokkenheid.

De rol van de voorzitter: sturen op resultaat én proces

De voorzitter van het overleg speelt een belangrijke rol. Die zorgt ervoor dat het einddoel van het overleg én van ieder onderwerp vooraf duidelijk is. Zet dit expliciet op de agenda en herhaal het aan het begin van het overleg én bij elk nieuw agendapunt.

Is dat overdreven? Integendeel. Juist in een drukke werkomgeving zijn mensen snel afgeleid of reageren ze impulsief op wat er langskomt. Door steeds opnieuw het doel te benoemen, blijven de gesprekken gericht en voorkom je zijpaden.

Een efficiënte voorzitter:

• Start met een duidelijke toelichting op het overlegdoel
• Introduceert ieder onderwerp met het gewenste resultaat
• Stuurt actief op tijd en inhoud
• Sluit ieder onderdeel af met een korte evaluatie: hebben we het doel bereikt?

Wie grijpt er in tijdens het werkoverleg?

Maar ja, als dat allemaal niet bijdraagt aan het bereiken van de gewenste opbrengst, kun je als voorzitter maar beter ingrijpen. Of, in een ideaal team, de deelnemers gaan ingrijpen. Want die hadden toch ook begrepen waar het echt om ging? Het stond nota bene op de agenda en de voorzitter had het zojuist nog enkele keren gezegd. Dus daar waar de zelfsturing niet bij iedereen meer werkt, is de kans groter dat andere groepsleden mede sturing gaan geven. Scheelt een stuk voor de voorzitter en past bij gezamenlijk eigenaarschap!

En als je er nu ook nog een gewoonte van maakt om aan het einde even achterom te kijken, gaat het helemaal goed komen. Dat wil zeggen dat je na afloop van ieder onderwerp, en na afloop van het totale overleg, terug kan blikken of de gewenste opbrengsten ook echt gehaald zijn. Dit geldt voor inhoudelijke opbrengsten evenals de samenwerkingsafspraken zoals “We willen dat iedereen inbreng heeft in ons overleg”. Zo ja, dan hebben jullie het als team goed gedaan. Dan kun je met een tevreden gevoel je andere werkzaamheden oppakken.

En mocht je in die terugblik tot de conclusie komen dat je een aantal opbrengsten uiteindelijk niet hebt kunnen realiseren, dan doe je er goed aan om te kijken waar dat aan gelegen heeft. Het liefst doe je dat met alle betrokken professionals. Daarmee maak je hen medeverantwoordelijk voor een succesvol teamoverleg. Want het teamoverleg is niet alleen van en voor de leidinggevende. Toch?

Meer impact met de training Team Meetings

Wil je meer halen uit jullie overlegmomenten? De training Team Meetings helpt teams om hun vergaderingen te transformeren tot effectieve werkvormen die bijdragen aan resultaat, betrokkenheid en samenwerking. Tijdens deze 1-daagse teamtraining gaan jullie actief aan de slag. Niet achteroverleunen, maar letterlijk in beweging. Onder begeleiding van een ervaren procescoach onderzoeken jullie wat er goed gaat in het werkoverleg, en waar het nog beter kan.

De training Team Meetings richt zich op:

• Energievreters en ergernissen in het overleg
• Heldere doelen en rollen binnen het teamoverleg
• Betrokkenheid: mee-weten, mee-denken en mee-beslissen
• Spelregels en structuur aanbrengen
• Actiegerichte verslaglegging en opvolging

Door creatieve en interactieve werkvormen komt iedereen aan bod en wordt duidelijk wat het betekent om echt ‘op het speelveld te staan’. Het resultaat? Een overlegvorm die past bij jullie team én die bijdraagt aan continuïteit, eigenaarschap en professionele samenwerking.

Klaar voor een efficiënter werkoverleg?

Herken je dat jullie werkoverleggen energie kosten in plaats van opleveren? Dat afspraken blijven liggen of dat het overleg meer voelt als een verplicht nummer dan als een kans op groei? Dan is het tijd voor verandering. Met de juiste aanpak en begeleiding verandert het overleg van een terugkerend agendapunt naar een krachtig moment van sturing, verbinding en resultaat.

Bekijk de teamtraining Team Meetings of neem contact met ons op voor meer informatie over maatwerk en teaminterventies. Want efficiënt overleggen begint bij teams die durven te investeren in beter samenwerken.

Bekijk Team Meetings

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen