Wat is een zelfsturend team? Ontdek alle ins en outs

Organisaties zijn steeds vaker op zoek naar manieren om teams meer eigenaarschap te geven en sneller in te spelen op veranderingen binnen én buiten de organisatie. Traditionele hiërarchieën en managementstructuren maken daarbij plaats voor nieuwe vormen van samenwerken. Een concept dat hierbij steeds meer aandacht krijgt, is het zelfsturende team. Maar wat is een zelfsturend team precies? Wat maakt een team zelfsturend en waarom kiezen steeds meer organisaties ervoor om deze manier van samenwerken te omarmen?

Als expert in teamontwikkeling en teamtrainingen bij Het Teamlab krijgen wij regelmatig vragen over de betekenis, voordelen en valkuilen van zelfsturende teams. Ook leeft de wens bij veel leidinggevenden om te ontdekken hoe zij hun team kunnen begeleiden richting meer zelforganisatie. In deze blog leggen we uit wat een zelfsturend team is, hoe het werkt, welke impact het kan hebben op een organisatie en wat de belangrijkste leerpunten zijn uit de praktijk. Daarbij lichten we ook toe hoe een teamtraining hierbij kan helpen.

Wat is zelfsturing?

Zelfsturing is het zich verantwoordelijk voelen voor het eigen (leer)proces door doelen te stellen en ook bij tegenslagen door te zetten. Je neemt de verantwoordelijkheid voor je eigen leerproces en voor een verzorgd resultaat. Je stelt haalbare doelen die uitdagen en werkt volgens een zelf gemaakt plan. Het begrip zelfsturing wordt ook als organisatieterm gebruikt voor de (mate van) beslissingsvrijheid die wordt toegekend aan personen, groepen, bedrijfs- of concernafdelingen.

Definitie: wat is een zelfsturend team?

Wat is dan een zelfsturend team?

Een team dat zich verantwoordelijk voelt voor het realiseren van eigen gestelde doelen. Een team waarbij teamleden verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen leerproces, zichzelf optimaal uitdagen aan de hand van een eigen gemaakt teamplan. In hoeverre kan een team beschikken over die beslissingsvrijheid als je onderdeel bent van een groter geheel?

Even los gezien van zelfstandige start-ups of een kleine zelfstandige maatschap. In onze werkpraktijk komen we geen teams tegen die echt volledig onafhankelijk zijn. Wel werken we met teams die een groot deel van alle taken en werkzaamheden zelfstandig oppakken. Of teams die zelfs met elkaar werkzaamheden verrichten die voorheen gedaan werden door stafcollega’s vanuit verschillende expertises. Die teams ervaren meer zelfregie dan ooit tevoren. Die teams worden steeds meer zelfsturend zoals de definitie hierboven.

Een voorbeeld van een zelfsturend team

Een voorbeeld uit onze werkpraktijk is een opleidingsteam van een grote zorginstelling. De ambities van de organisatie is om teams zogenaamd ‘vitaal’ en ‘aan zet’ te krijgen. Men streeft naar meer ruimte voor en daarmee meer eigenaarschap van zorgprofessionals. Het uitgangspunt hierbij is dat o.a. meer verantwoordelijkheden bij de zorgprofessionals zelf, leidt tot een grotere efficiëntie, meer vakmanschap en meer werkgeluk. Dit moet dan leiden tot het leveren van een hogere kwaliteit van zorg, waardoor hun cliënten ook meer geluk en een hogere tevredenheid ervaren.

De belangrijkste voordelen van een zelfsturend team

Het team Opleidingen wil vooroplopen en heeft zichzelf als doel gesteld om zelf ook als zelfsturend team te werken. Hiermee willen ze een goed voorbeeld zijn voor de organisatie. Op basis van ervaringsleren onderzoeken ze met elkaar, ‘on the job’ wat wel en niet helpend is in het worden van een zelfsturend team. Hieronder een korte beschrijving van wat dit team als voor- en nadelen ziet van het proces om meer samen zelfsturend te (gaan)werken:

• Het leerproces geeft een boost aan zelfvertrouwen: “Nooit gedacht dat ik dit allemaal zou kunnen”, geven meerdere teamleden aan.
• Het team heeft een enorme groei in ontwikkeling van kennis en competenties doorgemaakt. Zo weten individuele teamleden nu veel beter wat de andere collega’s doen en hebben zij door de samenwerking veel geleerd van elkaars vakkennis en expertise. Daarnaast zijn vaardigheden zoals resultaatgerichter werken, samenwerken en elkaar aanspreken enorm versterkt.
• De frequente afstemming heeft naar het hebben van een gezamenlijke missie ook bijgedragen aan een meer inhoudelijke strategische aanpak en visie.
• Er wordt veel commitment vanuit teamleden ervaren op de gestelde teamdoelen. Iedereen is op de hoogte van de doelstellingen en gezamenlijke opdracht.
• De onderlinge taak- en rolverdeling is duidelijk en er wordt meer werkplezier dan eerder ervoor ervaren.

Nadelen en suggesties om die te voorkomen

Naast voordelen worden er ook nadelen ervaren.

• Het ontstaan van nieuwe informele leiders binnen het team: Ieder team beschikt over sterke informele leiders. Om te voorkomen dat andere teamleden te veel gaan leunen op deze collega’s en het meeliftgedrag van teamleden toeneemt, is het belangrijk om dit bespreekbaar te maken en taken frequent te rouleren.
• Bij de opstartfase veel tijd kwijt aan afstemming en overlegtijd met het team: In het begin ontstond het beeld dat alles samen besloten moest worden. Door op een gegeven moment bepaalde teamleden samen eigenaar te maken van een thema, brachten teamleden voorstellen in tijdens het teamoverleg, met de uitgewerkte voor- én nadelen. Op basis daarvan kon veel sneller tot besluitvorming gekomen worden.

Dit, naast de gezamenlijke leerervaring dat je het niet overal eens over hoeft te zijn. Je kunt nog steeds verschillen van mening. Wel belangrijk dat iedereen in de uitvoering meegaat in het genomen besluit als team.

• Grote verschillen tussen teamleden onderling. Sommige teamleden bloeiden helemaal op van de toegenomen professionele ruimte. Zij kwamen frequent met voorstellen en trokken taken proactief naar zich toe. Er waren ook enkele teamleden die, naarmate de tijd vorderde, weer gingen verlangen naar een leidinggevenden; ‘Zeg me maar wat ik moet doen’.

Wat is de opbrengst van zelfsturende teams?

De grootste opbrengst in onze ogen is het verbeteren van de kwaliteit van de onderlinge dialoog: die wordt met de week scherper, directer en meer open. Dat werkt positief door naar de interne klanten en zeker ook naar de kwaliteit van het geleverde werk. Kortom, volop groei en vooruitgang in dit opleidingsteam. Dat laatste is voor ons een belangrijk uitgangspunt. Het worden van een zelfsturend team is namelijk geen doel op zich. Het gaat er veelal om dat aanwezige talenten van professionals meer bewust worden. En dat de denkkracht van professionals optimaal benut wordt. In plaats van dat we ons allen verschuilen achter de gestelde regels en bureaucratie.

Als je als organisatie mee wilt gaan met alle ontwikkelingen is het belangrijk dat alle professionals flexibel zijn en bereid om te leren en samen vooruit te komen. Professionals die lef pakken en bereid zijn zelf het stuur te pakken als het nodig is. Oplossingsgerichte teamleden die samen de koppen bij elkaar steken om te onderzoeken wat beter / anders kan. En of dat nou zelfsturend is of niet, daarmee maak je het verschil. Dat laatste heeft dit team Opleidingen zeker gedaan!

Hulp nodig bij het opzetten van een zelfsturend team?

Zelfsturende teams kunnen aanzienlijke voordelen bieden voor zowel organisaties als hun werknemers. Ze kunnen leiden tot een verhoogde productiviteit, efficiëntie, werknemerstevredenheid en betrokkenheid. Hoewel de implementatie van dergelijke teams een paradigmaverschuiving vereist en aanzienlijke uitdagingen met zich mee kan brengen, zijn de voordelen die ze bieden het overwegen waard voor elk bedrijf dat streeft naar verbeterde prestaties en een stimulerende werkomgeving.

Willen jullie als team graag hulp bij het creëren van meer zelfsturing? Bekijk dan onze speciaal ontwikkelde teamtraining “Zelforganisatie”. Tijdens deze 1-daagse teamtraining krijgen jullie hulp van een van onze professionals, welke volledig is afgestemd op jullie behoeften.

Bekijk de teamtraining

Zelforganisatie

Bouwen aan meer eigenaarschap en zelforganisatie