Interactief vergaderen? Dat doe je met deze 10 tips!

Ken je ze? Die bijeenkomsten en vergaderingen waarbij je steeds maar moet luisteren? Waar je verder niet zoveel hoeft te doen en waarbij je gedachten steeds verder afdwalen? Of van die vergaderingen waarbij je ogen dichtvallen onder die brei van woorden? Zonde hè? Schakel al die denkkracht in tijdens een vergadering! Dan gaat het bruisen. Er ontstaan nieuwe ideeën en energie. Mensen raken meer betrokken. Is het moeilijk om interactief te vergaderen? Welnee!

Hieronder geven we je 10 tips zodat jullie kunnen starten met interactief – of beter: actief – vergaderen. Willen jullie liever actief leren vergaderen met een professional erbij? Bekijk onze teamtraining “Team Meetings™”.

Bekijk de teamtraining Team Meetings™

Tip 1: Creëer eenvoudig meer interactie tijdens een vergadering

De toon van een vergadering kun je maar beter snel zetten. Het liefst zelfs in de eerste twee minuten. Moeten deelnemers bij een vergadering vooral luisteren? Of moeten ze denken, ideeën inbrengen, bijdragen leveren en actief zijn?

Veel heeft te maken met de vorm die je kiest. ‘Eén persoon praat, de rest luistert’ is echt niet de enige die je hoeft te gebruiken. Als je een vraagstuk inbrengt en je laat de deelnemers daar met hun buurman over praten, is de helft al aan het woord. En daardoor actief betrokken en al interactief aan het vergaderen!

De eerste tip voor interactief vergaderen: Waarom niet een interactieve vergadering beginnen met: “Vertel aan je buurman waar je het meest trots op bent, wat je de afgelopen weken op het werk hebt gedaan.” Of: “Waar heb je het hardst om gelachen?”, “Waar maak je je het meeste zorgen over?”, “Welk nieuw idee heb je?”, “Wat was de leukste reactie van een klant die je hebt gekregen?” etc.

Bij veel onderwerpen in vergadering gaat het om meningsvorming. Wat vindt men ervan? Vaak zijn het dezelfde mensen die je dan hoort. Maar daarmee verkondigen zij nog niet de mening van het team. Geef even een denkpauze, zodat iedereen zijn eigen gedachten kan formuleren. Of laat mensen het eerst voor zichzelf opschrijven. Daardoor lok je iedereen uit om na te denken en iets te vinden. Zo voorkom je ook dat iedereen wordt beïnvloed door de eerste inbrenger en iedereen veel van hetzelfde inbrengt.

Doe tijdens een vergadering ook geen ‘rondjes’. Dit is veel te voorspelbaar. Doe het at random of nog beter laat mensen spontaan de beurt nemen. Gebruik de popcorn-methode: When you’re hot, you pop!

Tip 2: Zorg dat je teamleden tegen elkaar gaan praten

De volgende tip voor interactief vergaderen vergt echt wel wat stuurmanskunst: bij veel vergaderingen wendt iedereen zich tot de leidinggevende. Die doet als het ware de beurtverdeling.

Daardoor ontstaan er eigenlijk steeds gesprekjes tussen een deelnemer en de leidinggevende. Maar heb je niet liever dat er een echte dialoog tussen de teamleden ontstaat? Als je dat wilt hebben we hier een trucje voor: als je iemand het woord geeft dan zal die gaan praten en jou aankijken. Kijk dan niet terug, maar richt je blik op iemand uit de groep. Na een paar seconden zal de ander, ongemerkt, jouw blik volgen en vindt het gesprek tussen de teamleden plaats. Eventueel kun je het expliciet benoemen: “Vertel het a.u.b. niet tegen mij, maar tegen je teamgenoten.”

Tip 3: Geef mensen specifieke taken tijdens de vergadering

Door teamleden een actieve rol te geven tijdens een vergadering vergroot je automatisch hun betrokkenheid én de kwaliteit van het gesprek. Het voorkomt dat deelnemers achteroverleunen of alleen consumeren wat er gezegd wordt. Door rollen slim te verdelen, creëer je een gedeelde verantwoordelijkheid voor het verloop en het resultaat van de vergadering.

Laat bijvoorbeeld iemand de tijdbewaker zijn die erop let dat agendapunten niet uitlopen en tussentijds aangeeft hoeveel tijd er nog resteert. Hierdoor blijft de bijeenkomst strak en doelgericht. Een ander kan de rol van samenvatter krijgen, die aan het einde van ieder onderwerp de kernpunten benoemt: wat is er besproken, welke besluiten zijn genomen en welke acties horen daarbij? Dit voorkomt ruis, aannames en dubbel werk.

Ook kun je iemand aanwijzen als vragensteller: een deelnemer die bij elk agendapunt minimaal één kritische, verhelderende of verdiepende vraag stelt. Dit helpt om tunnelvisie te vermijden en stimuleert scherpte in het team. Afhankelijk van het doel van de vergadering kun je bovendien rollen toevoegen zoals een energizer (iemand die een korte oefening of check-in doet), een notulist, een observator die let op interactiepatronen of zelfs een beslisbewaker die oplet of besluiten écht concreet worden geformuleerd.

Door vooraf te bepalen wie welke rol vervult en dit af te wisselen tussen teamleden, ontstaat er meer dynamiek, eigenaarschap en betrokkenheid. Teamleden voelen dat ze een unieke bijdrage leveren aan het geheel en dat maakt vergaderen aanzienlijk interactiever, effectiever en energieker.

7 extra tips voor interactief vergaderen

Naast de 3 bovenstaande tips hebben we nog 7 andere tips voor meer interactie tijdens de vergadering.

1. Vraag mensen om een samenvatting of reflectie na een onderwerp: Vraag na het afronden van een onderwerp aan een teamlid om kort samen te vatten wat er is besproken of welke actiepunten er zijn. Je kunt ook vragen: “Wat betekent dit voor ons?” of “Hoe nemen we dit mee in onze dagelijkse praktijk?” Deze reflecties helpen om de informatie te laten beklijven én zorgen voor actieve betrokkenheid bij de inhoud.
2. Verander regelmatig de zitopstelling of vergaderomgeving: Vergaderen op steeds dezelfde plek en in dezelfde opstelling leidt vaak tot voorspelbaar gedrag. Door af te wisselen — bijvoorbeeld door staand te vergaderen, andere tafels te gebruiken, of buiten te overleggen — ontstaat er nieuwe energie. Zo stimuleer je creatief denken en doorbreek je vaste patronen in het gesprek.
3. Zorg voor visuele input in de ruimte: Hang al voor de vergadering relevante informatie op in de ruimte, zoals doelen, cijfers of klantfeedback. Deze visuele prikkels zorgen ervoor dat mensen sneller reageren en meedenken. In online vergaderingen kun je hetzelfde bereiken door vooraf documenten te delen of direct interactieve elementen (zoals een poll of video) in je presentatie klaar te zetten.
4. Nodig mensen uit om iets te vertellen over hun ervaringen en ideeën: Verbind de vergaderinhoud met de dagelijkse praktijk. Vraag teamleden om voorbeelden, recente ervaringen of klantverhalen te delen. Dat maakt het gesprek tastbaar en levendig. Je stimuleert herkenning en creëert ruimte voor reflectie en onderlinge inspiratie, wat de kwaliteit van het gesprek verhoogt.
5. Wissel af in vormen van interactie: Interactie betekent meer dan praten alleen. Wissel tussen luisteren, denken, schrijven, tekenen en doen. Laat deelnemers bijvoorbeeld eerst individueel een idee opschrijven, dat vervolgens in tweetallen besproken wordt. Gebruik post-its, digitale whiteboards of brainstormkaarten. Afwisseling houdt de aandacht vast en helpt verschillende denkers en doeners actief mee te laten doen.
6. Vraag het team zelf om ideeën voor interactie: Betrek je team bij het verbeteren van de vergadercultuur. Vraag regelmatig: “Wat kunnen we doen om deze vergadering interactiever te maken?” of “Wat helpt jou om actief mee te doen?” De antwoorden leveren vaak verrassende inzichten op en zorgen voor meer eigenaarschap. Zo maak je vergaderen tot een gedeelde verantwoordelijkheid.
7. Verbied lange Powerpointpresentaties: Niets remt interactie zo sterk als eindeloze slides vol tekst. Houd presentaties kort, visueel en interactief. Gebruik een slide als aanleiding voor een gesprek, niet als monoloog. Overweeg eens om PowerPoint helemaal achterwege te laten en in plaats daarvan te werken met een flipover, whiteboard of visuele kaartenset. Dat maakt het overleg dynamischer en uitnodigender.

Hulp nodig bij een bruisende en actieve vergadering?

Kun je wat hulp gebruiken zodat jullie vergaderingen vanaf nu altijd interactief en bruisend zijn? Bekijk onze teamtrainingen. We hebben verschillende 1-daagse teamtrainingen die hier perfect bij aansluiten, zoals de training ‘Team Meetings‘. Benieuwd naar alle teamtrainingen?

Bekijk onze trainingen

Naast de teamtrainingen bieden we ook maatwerk teamtrainingen aan. Daarbij kijken we nog specifieker naar jullie behoeften en wensen. Neem hiervoor contact met ons op of plan direct een online afspraak in.

Team Meetings™

In één dag een nieuwe aanpak voor bruisende teamoverleggen